reguła odbioru

Reguła odbioru określa sposób postępowania z przychodzącą korespondencją.

Warunek i działanie zapisane raz, wykonywane zawsze

Reguła odbioru składa się z dwóch części: warunku opisującego, które wiadomości ma obejmować, oraz działania, które ma zostać na nich wykonane. Warunkiem bywa nadawca, fragment tematu, obecność załącznika, rozmiar albo adres, na który wiadomość przyszła. Działaniem najczęściej przeniesienie do folderu, oznaczenie kategorią, oflagowanie, przekazanie dalej lub usunięcie. Sens polega na tym, że decyzję podejmuje się jeden raz, a potem powtarza ją mechanizm, a nie człowiek przeglądający skrzynkę.

Reguły po stronie serwera i reguły w programie na komputerze

To rozróżnienie decyduje o tym, czy reguła w ogóle zadziała. Reguły wykonywane na serwerze obowiązują niezależnie od tego, czy komputer jest włączony, więc porządek widać także na telefonie. Reguły przechowywane w programie pocztowym uruchamiają się wyłącznie wtedy, gdy ten program działa, a część warunków, na przykład odwołania do lokalnych folderów czy uruchamiania programów, w ogóle nie da się przenieść na serwer. Kolejność ma znaczenie: reguły wykonują się od góry listy, a pierwsza pasująca może zatrzymać przetwarzanie pozostałych, jeśli tak ustawiono. Warto też wiedzieć, że reguły stosuje się domyślnie do nowej korespondencji, a uporządkowanie tego, co już leży w skrzynce, wymaga osobnego uruchomienia ich na istniejących folderach.

Wiadomości, które znikają, i pętle przekierowań

Najgroźniejszym błędem jest reguła kasująca lub archiwizująca zbyt szeroko, na przykład oparta na jednym słowie w temacie, która po miesiącu okazuje się pochłaniać także faktury. Druga pułapka to warunki oparte na adresie wyświetlanym zamiast rzeczywistym, łatwe do obejścia i zawodne przy zmianie nazwy nadawcy. Trzecia to pętle: reguła przekazująca wiadomości na drugie konto, które przekazuje je z powrotem, potrafi wygenerować lawinę. Osobno warto sprawdzać reguły po przejęciu konta, bo typowym działaniem włamywacza jest ciche założenie reguły przekazującej całą korespondencję na obcy adres i kasującej ślad w skrzynce. Limit liczby lub objętości reguł na koncie też istnieje i przy kilkudziesięciu wpisach potrafi zablokować dodanie kolejnych.

Skrzynka, której nie da się już opanować

Kilka tysięcy nieprzeczytanych wiadomości, foldery poukładane bez logiki i reguły stworzone przez kilka osób przez kilka lat to sytuacja, w której samodzielne porządkowanie zwykle kończy się utratą czegoś ważnego. Warszawskie Pogotowie Komputerowe porządkuje takie konta, weryfikuje istniejące reguły pod kątem bezpieczeństwa i archiwizuje starą korespondencję tak, aby pozostała dostępna. Pracujemy o każdej porze, siedem dni w tygodniu.