reguła priorytetu

Reguła priorytetu określa kolejność stosowania kilku pasujących jednocześnie zasad.

Kolejność decyduje o wyniku

Kiedy do jednej wiadomości pasuje kilka warunków naraz, o efekcie rozstrzyga reguła priorytetu, czyli miejsce na liście. Program przetwarza zasady od góry i wykonuje ich akcje po kolei, dopóki któraś nie zażąda zatrzymania dalszego przetwarzania. Ta jedna opcja zmienia najwięcej: bez niej wiadomość może zostać oznaczona, skopiowana i przeniesiona przez trzy różne reguły, z nią kończy drogę na pierwszym trafieniu.

Ten sam wzorzec działa poza pocztą. Zapora sieciowa oraz listy dostępu na routerze stosują pierwszą pasującą pozycję, dlatego szeroka reguła blokująca umieszczona nad wyjątkiem sprawia, że wyjątek nigdy nie zadziała, choć wygląda na poprawnie zapisany.

Reguły serwera kontra reguły stanowiska

W środowisku firmowym istnieją dwa niezależne poziomy. Zasady transportowe działają na serwerze, obejmują całą organizację i wykonują się przed dostarczeniem listu do skrzynki. Reguły użytkownika uruchamiają się później, a ich część, wymagająca zaglądania do zawartości albo działania na plikach lokalnych, pracuje wyłącznie przy uruchomionym programie pocztowym.

Stąd bierze się zjawisko, które użytkownicy opisują jako regułę działającą tylko czasem: na telefonie i w przeglądarce wiadomość leży w skrzynce odbiorczej, a po włączeniu komputera nagle przeskakuje do podfolderu. To nie usterka, lecz właśnie różnica poziomów wykonania.

Gdzie giną wiadomości i jak to rozplątać

Typowa historia wygląda tak: ktoś dodaje regułę przenoszącą wszystko od danego kontrahenta do archiwum, umieszcza ją nad regułą oznaczającą faktury flagą i po miesiącu okazuje się, że dokumenty nikomu się nie wyświetlały. Diagnostykę zaczyna się od uruchomienia reguł na kopii folderu i sprawdzenia, która z nich zadziałała jako pierwsza.

Drugą pułapką są reguły z warunkami wykluczającymi się nawzajem, na przykład dopasowanie po nadawcy i jednocześnie po słowie w temacie, gdzie wystarczy zmiana szablonu wiadomości u nadawcy, aby cała konstrukcja przestała łapać cokolwiek. Warto też pamiętać, że zestaw reguł ma ograniczony rozmiar i po jego przekroczeniu kolejne po prostu się nie zapisują.

Audyt zasad w skrzynkach, w których nikt się nie orientuje

Skrzynki firmowe działające od kilku lat mają zwykle kilkadziesiąt reguł tworzonych przez różne osoby, część wskazujących na foldery, których dawno nie ma. Robimy w nich porządek: eksportujemy zestaw do pliku przed jakąkolwiek zmianą, ustalamy sensowną kolejność, oznaczamy zasady kończące przetwarzanie i usuwamy martwe wpisy. Przy okazji sprawdzamy, czy w skrzynce nie siedzi reguła założona przez kogoś obcego. Pracujemy również nocą i w weekendy, więc uporządkowanie poczty nie wymaga odrywania nikogo od obowiązków.