reguła typu załącznika

Reguła typu załącznika filtruje wiadomości według formatu dołączonego pliku.

Filtrowanie po zawartości przesyłki

Reguła typu załącznika ocenia wiadomość nie po nadawcy ani temacie, lecz po tym, co do niej dołączono. W zależności od systemu kryterium może dotyczyć samego faktu obecności załącznika, jego rozszerzenia, rzeczywistego typu MIME odczytanego z zawartości pliku albo rozmiaru. Rozróżnienie między rozszerzeniem a typem MIME jest istotne w bezpieczeństwie: plik nazwany faktura.pdf.exe ma rozszerzenie wykonywalne, a plik przemianowany na dokument.txt wciąż może zawierać kod, który system rozpozna po sygnaturze wewnętrznej. Reguły oparte wyłącznie na nazwie pliku są więc słabsze niż te sprawdzające faktyczną zawartość.

Reguła w programie kontra reguła na serwerze

W kliencie Outlook kreator reguł oferuje warunek dotyczący obecności załącznika oraz warunki dotyczące rozmiaru, ale nie pozwala wprost wskazać rozszerzenia pliku — obejściem bywa dodatkowy warunek na słowa w temacie lub treści. Dużo większe możliwości daje reguła transportu po stronie serwera Exchange lub odpowiednik u dostawcy poczty, gdzie da się dopasować konkretne typy plików, zablokować przesyłkę przed doręczeniem i odesłać nadawcy komunikat z wyjaśnieniem. Różnica ma wymiar praktyczny: reguła kliencka działa tylko przy uruchomionym programie i tylko na tym komputerze, reguła serwerowa obowiązuje dla wszystkich urządzeń i zadziała także wtedy, gdy pracownik czyta pocztę przez przeglądarkę na telefonie.

Gdzie takie reguły zawodzą

Pierwszy problem to załącznik ukryty w archiwum — plik ZIP, zwłaszcza zabezpieczony hasłem podanym w treści wiadomości, nie daje się przeskanować i przechodzi przez filtr oparty na rozszerzeniach. Drugi to fałszywe trafienia blokujące pracę: reguła odrzucająca pliki z makrami zatrzymuje też legalne arkusze rozliczeniowe od stałego kontrahenta, a użytkownik nie dostaje żadnej informacji, tylko domniemywa, że wiadomość nie przyszła. Trzeci to obraz umieszczony w treści zamiast dołączony jako plik — technicznie nadal jest załącznikiem osadzonym, więc reguła sortująca do folderu przechwytuje każdą wiadomość ze stopką zawierającą logo. Czwarty dotyczy kolejności przetwarzania: reguła przenosząca wiadomość do folderu zatrzymuje dalsze przetwarzanie, jeśli nie zaznaczono kontynuacji, przez co późniejsze reguły w ogóle się nie wykonują.

Ustawianie filtrów, które nie gubią korespondencji

Konfigurujemy reguły pocztowe w firmach tak, żeby dokumenty od kontrahentów trafiały do właściwych folderów, a pliki potencjalnie niebezpieczne były zatrzymywane z czytelną informacją dla użytkownika. Sprawdzamy przy tym, czy wcześniejsze filtry nie odkładają ważnych wiadomości w miejscach, do których nikt nie zagląda. Obsługujemy pojedyncze stanowiska i całe zespoły, także po godzinach pracy biura.