RSVP do wydarzenia

RSVP do wydarzenia to prośba o potwierdzenie obecności zawarta w zaproszeniu.

Zaproszenie jako plik, nie jako treść wiadomości

Prośba o potwierdzenie obecności w poczcie elektronicznej nie jest zwykłym pytaniem w treści. Przenosi ją załącznik w formacie iCalendar, zwykle o nazwie invite.ics, opisany typem text/calendar z parametrem method=REQUEST. Wewnątrz znajduje się blok VEVENT z identyfikatorem UID, czasem rozpoczęcia i zakończenia wraz ze strefą, organizatorem oraz listą uczestników, gdzie każdy ma parametr określający oczekiwany typ odpowiedzi i bieżący status. Odpowiedź uczestnika wraca jako osobna wiadomość z metodą REPLY zawierającą tylko jego wpis, a program organizatora scala ją z pierwotnym wydarzeniem po identyfikatorze.

Kategorie odpowiedzi i co z nich wynika

Standard przewiduje potwierdzenie, odmowę i odpowiedź warunkową, a osobno rozróżnia uczestnika wymaganego od opcjonalnego. Ma to praktyczny skutek przy wyszukiwaniu wolnego terminu: narzędzia planujące traktują kolizję z osobą wymaganą jako blokadę, a z opcjonalną jako ostrzeżenie. Zmiana już wysłanego wydarzenia generuje aktualizację z podniesionym numerem sekwencji, dzięki czemu program odbiorcy wie, że ma nadpisać wpis w kalendarzu zamiast tworzyć drugi. Odwołanie spotkania to metoda CANCEL, po której wpis znika z kalendarzy uczestników — o ile ich program obsługuje ten komunikat.

Rozjazdy między programami i strefami czasu

Najczęstsza usterka to spotkanie wyświetlane u części osób o godzinę wcześniej lub później. Zwykle winna jest strefa czasowa zapisana w zaproszeniu jako stała różnica względem czasu uniwersalnego zamiast nazwy strefy — przy przejściu na czas letni taki wpis się rozjeżdża. Druga usterka to duplikaty w kalendarzu, powstające, gdy odbiorca ma tę samą skrzynkę podpiętą w kilku programach i każdy z nich niezależnie przetwarza zaproszenie. Trzecia to zaproszenia przychodzące jako zwykły plik do pobrania, bez przycisków odpowiedzi — dzieje się tak, gdy nadawca wysyła je z systemu, który nie ustawia właściwej metody w nagłówku, albo gdy odbiorca korzysta z klienta pocztowego bez modułu kalendarza. Zdarza się też, że reguła serwera doklejająca ostrzeżenie do treści psuje strukturę wiadomości i przycisk odpowiedzi znika.

Porządkowanie firmowych kalendarzy

Zgłoszenia dotyczą zwykle znikających spotkań, podwójnych wpisów albo terminów widocznych u jednej osoby, a niewidocznych u pozostałych. Ustalamy wtedy, ile programów obsługuje tę samą skrzynkę, jak ustawione są uprawnienia do kalendarzy współdzielonych i czy synchronizacja na telefonach nie działa równolegle z synchronizacją na komputerze. Konfigurujemy to zarówno na pojedynczych stanowiskach, jak i w firmach z kilkudziesięcioma skrzynkami — z zastrzeżeniem, że sprzętu marki Apple nie obsługujemy.