RTF

RTF to uniwersalny format dokumentu tekstowego obsługiwany przez większość edytorów.

RTF jako format dokumentu tekstowego

RTF, czyli Rich Text Format, jest sposobem zapisywania dokumentów tekstowych razem z podstawowym formatowaniem. Plik w tym formacie może zawierać zwykły tekst, nagłówki, akapity, listy, pogrubienia, kursywę, podkreślenia, różne kroje pisma, kolory, wyrównanie oraz proste tabele. Najważniejszą cechą RTF pozostaje przenośność. Dokument zapisany jako .rtf można zwykle otworzyć w wielu edytorach tekstu dostępnych na różnych komputerach i w różnych systemach.

Format powstał jako rozwiązanie pośrednie między czystym tekstem a dokumentem zależnym od konkretnego programu. Plik TXT przechowuje same znaki i nie zachowuje informacji o wyglądzie strony, natomiast RTF zapisuje zarówno treść, jak i wybrane reguły prezentacji. Dzięki temu można przekazać dokument zawierający podstawowe formatowanie bez wymagania, aby odbiorca korzystał z dokładnie tej samej aplikacji, w której dokument został utworzony.

RTF nie jest obrazem strony ani plikiem przeznaczonym przede wszystkim do publikacji. Jego głównym zadaniem jest przechowywanie edytowalnej treści. Tekst można zaznaczać, kopiować, zmieniać i ponownie zapisywać. Z tego powodu format bywa przydatny przy wymianie prostych pism, notatek, formularzy, instrukcji i roboczych dokumentów, gdy liczy się zgodność z wieloma edytorami.

RTF w porównaniu z TXT, DOCX i PDF

Porównanie formatów pomaga dobrać właściwy rodzaj pliku do celu. TXT sprawdza się wtedy, gdy potrzebny jest czysty tekst bez układu strony, stylów i elementów graficznych. RTF oferuje więcej możliwości, ale nadal pozostaje stosunkowo prosty. DOCX jest nowocześniejszym formatem dokumentów biurowych i zazwyczaj lepiej obsługuje rozbudowane style, komentarze, przypisy, wykresy, obrazy, automatyczne spisy treści oraz zaawansowany układ strony. PDF został natomiast zaprojektowany głównie po to, aby zachować wygląd dokumentu podczas wyświetlania lub drukowania.

Wybór RTF może być uzasadniony, gdy dokument ma być łatwy do otwarcia w starszym lub mniej rozbudowanym oprogramowaniu. Warto jednak pamiętać, że zgodność nie oznacza identycznego wyglądu w każdej aplikacji. Poszczególne programy mogą inaczej interpretować marginesy, odstępy, tabulatory, czcionki, podziały stron albo obiekty osadzone w treści. Dokument może więc wyglądać nieco inaczej po otwarciu na innym urządzeniu, mimo że tekst pozostanie dostępny.

RTF nie powinien być traktowany jako pełny zamiennik nowoczesnego formatu biurowego. Przy rozbudowanych dokumentach, częstym współdzieleniu zmian lub wymaganiu precyzyjnego druku lepiej rozważyć format dopasowany do tych potrzeb. Przy prostych treściach RTF bywa natomiast wygodnym kompromisem między czytelnością, edytowalnością i szeroką obsługą.

• TXT – sam tekst, bez zachowania typowego formatowania.
• RTF – tekst z podstawowym formatowaniem, możliwy do edycji w wielu programach.
• DOCX – rozbudowany dokument biurowy z większą liczbą funkcji.
• PDF – dokument nastawiony na zachowanie układu i wyglądu.

RTF i typowe problemy z otwieraniem dokumentu

Nie każdy problem z plikiem RTF oznacza jego uszkodzenie. Przyczyną może być nieprawidłowe skojarzenie rozszerzenia z aplikacją, brak programu obsługującego ten typ dokumentu, błąd podczas pobierania pliku albo zapis na nośniku, na którym wystąpiły problemy z odczytem. Zdarza się także, że dokument ma zmienione rozszerzenie, lecz jego rzeczywista zawartość pochodzi z innego formatu. Samo dopisanie końcówki .rtf nie przekształca pliku w dokument RTF.

Objawem kłopotu może być komunikat o nieznanym typie pliku, otwarcie dokumentu w niewłaściwej aplikacji, brak części formatowania albo pojawienie się niezrozumiałych znaków. Przyczyną może być też użycie znaków lub elementów, których konkretny edytor nie obsługuje w pełni. Wtedy warto sprawdzić dokument w innym zaufanym programie, utworzyć kopię pliku i porównać go z wcześniejszą wersją.

Problemy mogą dotyczyć również czcionek. Jeżeli dokument korzysta z kroju pisma niedostępnego na danym komputerze, aplikacja może zastąpić go innym. Zmiana fontu wpływa na szerokość wierszy, wysokość akapitów i położenie podziałów stron. Podobny efekt może wystąpić po przeniesieniu dokumentu między urządzeniami o różnych ustawieniach regionalnych lub po otwarciu go w programie o ograniczonej obsłudze formatowania.

Przy podejrzeniu uszkodzenia należy unikać wielokrotnego zapisywania jedynej kopii. Bezpieczniej skopiować plik do osobnego folderu, sprawdzić jego rozmiar, datę modyfikacji oraz dostępne wcześniejsze wersje. Jeżeli dokument był przesyłany pocztą lub pobierany ze strony internetowej, można poprosić o ponowne udostępnienie pliku. W przypadku nieznanego źródła nie powinno się uruchamiać przypadkowych programów proponowanych przez komunikat systemowy.

RTF w codziennej pracy z dokumentami

Przed zapisaniem dokumentu warto ustalić, czy najważniejsza jest łatwa edycja, zachowanie układu, czy zgodność z konkretnym programem. Jeżeli dokument ma być dalej poprawiany przez różne osoby, RTF może ułatwić wymianę podstawowej treści. Dobrze jest stosować proste style, ograniczać liczbę nietypowych czcionek i unikać nadmiernego używania ręcznych spacji oraz wielokrotnych znaków tabulacji. Takie elementy często powodują rozbieżności po otwarciu pliku w innym edytorze.

Przy dłuższych tekstach należy korzystać z akapitów, nagłówków i list zamiast budować układ za pomocą wielu pustych wierszy. Przed wysłaniem dokumentu wskazane jest ponowne otwarcie zapisanej kopii i sprawdzenie, czy zachowały się najważniejsze elementy: polskie znaki, kolejność akapitów, numeracja, podpisy oraz tabele. Jeżeli dokument ma być drukowany, należy sprawdzić podgląd wydruku, ponieważ układ stron może zależeć od dostępnych czcionek i ustawień drukarki.

Ważne dokumenty powinny być przechowywane w kilku kopiach, najlepiej w różnych lokalizacjach. Nazwa pliku powinna jasno wskazywać jego zawartość i wersję, a kolejne modyfikacje warto zapisywać jako osobne kopie, zamiast nadpisywać pierwotny materiał. Przy przesyłaniu dokumentu można dodatkowo ustalić z odbiorcą, czy RTF jest dla niego odpowiedni. Jeżeli potrzebne jest wyłącznie odczytanie treści bez możliwości zmian, praktyczniejsze może być przygotowanie dokumentu w formacie przeznaczonym do prezentacji.

RTF a zgłoszenie problemu z komputerem

Do serwisu warto zgłosić się wtedy, gdy problem z plikiem RTF powtarza się na wielu dokumentach, inne pliki również otwierają się nieprawidłowo albo komputer zaczyna reagować nietypowo. Szczególnej uwagi wymagają sytuacje, w których dokumenty nagle zmieniają nazwy, znikają, mają zerowy rozmiar, nie można ich skopiować lub zapis kończy się komunikatem o błędzie. Takie objawy mogą wskazywać na problem z dyskiem, systemem plików, uprawnieniami albo środowiskiem programowym, a nie tylko na kłopot z samym rozszerzeniem.

Przed przekazaniem sprzętu warto przygotować opis objawów, informację o tym, kiedy pojawił się problem, oraz kopię przykładowego dokumentu, o ile nie zawiera poufnych danych. Nie należy samodzielnie zmieniać rozszerzeń wielu plików, instalować przypadkowych narzędzi do odzyskiwania ani zapisywać nowych danych na nośniku, z którego mają być odzyskane dokumenty. W Warszawie pomoc w ocenie takich usterek świadczy Warszawskie Pogotowie Komputerowe 24/7. Przy zgłoszeniu można opisać zarówno problem z otwieraniem RTF, jak i inne objawy działania komputera, aby łatwiej ustalić zakres sprawdzenia.

Jeżeli pojedynczy dokument otwiera się poprawnie w jednym programie, lecz nie w innym, przyczyna może być ograniczona do zgodności aplikacji lub ustawień. Jeżeli natomiast podobne symptomy dotyczą wielu plików, pojawiają się komunikaty o błędach zapisu albo komputer samoczynnie przerywa pracę, potrzebna jest szersza diagnostyka. Rozróżnienie tych sytuacji pozwala uniknąć przypadkowych zmian w dokumentach i zwiększa szansę na zachowanie ich pierwotnej zawartości.