segmentacja kontaktów

Segmentacja kontaktów to podział bazy odbiorców na grupy o wspólnych cechach.

Podział bazy według danych, które naprawdę masz

Segmentacja opiera się na trzech rodzajach kryteriów. Pierwsze to cechy opisowe zapisane wprost w rekordzie: województwo, forma prawna, przypisany handlowiec, branża. Drugie to dane transakcyjne wyliczane z historii — data ostatniego zakupu, suma obrotu w kwartale, liczba zamówień. Trzecie to zachowanie wobec wcześniejszej korespondencji: otwarcia, kliknięcia, brak reakcji od kilkunastu wysyłek. Najmocniejsze segmenty powstają z połączenia drugiego i trzeciego rodzaju, bo opisują nie deklaracje, tylko fakty.

Jak to wygląda po stronie bazy danych

W systemach handlowych opartych o SQL Server segment to w praktyce zapytanie z warunkiem na kilku tabelach — kontrahenci złączeni z dokumentami sprzedaży, pogrupowani i przefiltrowani klauzulą HAVING po sumie wartości. Zapisanie takiego warunku jako widoku daje segment dynamiczny, aktualizujący się przy każdym uruchomieniu, w przeciwieństwie do listy wyeksportowanej raz do pliku CSV, która starzeje się od pierwszego dnia. Przy imporcie do narzędzia wysyłkowego rozstrzygające jest kodowanie pliku: CSV zapisany w stronie kodowej Windows-1250 wczytany jako UTF-8 zamieni polskie znaki w nazwiskach na krzaki, a personalizacja rozsyła je wprost do klienta.

Gdzie segmentacja robi więcej szkody niż pożytku

Najczęstszy błąd to segmenty budowane na polu tekstowym wypełnianym ręcznie — jeśli w bazie funkcjonuje równolegle Warszawa, warszawa i W-wa, filtr wyłapie ułamek rekordów, a reszta cicho wypadnie z wysyłki. Drugi to duplikaty tego samego kontrahenta wpisanego pod dwoma adresami, przez co jedna osoba dostaje komunikat dwukrotnie, w dodatku z różnych segmentów o sprzecznej treści. Trzeci to zapominanie o zgodach: podział na grupy nie zmienia faktu, że wysyłka handlowa wymaga podstawy prawnej dla każdego adresu z osobna, a segment zbudowany z rekordów bez zgody jest bezużyteczny niezależnie od tego, jak trafnie został wyznaczony.

Czyszczenie bazy kontrahentów przed wysyłką

Zgłaszają się do nas firmy, u których baza rosła latami w kilku miejscach naraz: część w programie handlowym, część w arkuszu u handlowca, część w książce adresowej poczty. Scalamy takie zbiory, wykrywając duplikaty po znormalizowanym numerze NIP i adresie, ujednolicamy zapis nazw miejscowości i wskazujemy rekordy, których nie da się przypisać do żadnego źródła zgody. Pracujemy zarówno u klientów indywidualnych, jak i w firmach, gdzie taka operacja dotyczy kilkudziesięciu tysięcy rekordów.