SoftMaker Presentations

SoftMaker Presentations to moduł prezentacji wchodzący w skład tego pakietu biurowego.

SoftMaker Presentations – czym jest i do czego służy

SoftMaker Presentations to program do tworzenia, porządkowania i wyświetlania prezentacji multimedialnych, przeznaczony zarówno do pracy biurowej, jak i do przygotowywania materiałów edukacyjnych, szkoleniowych oraz informacyjnych. Narzędzie należy do pakietu biurowego SoftMaker Office i pełni w nim funkcję odpowiedzialną za slajdy, podobnie jak inne aplikacje tego typu dostępne na rynku. W prezentacji można łączyć tekst, fotografie, wykresy, schematy, tabele, kształty oraz elementy dekoracyjne, a następnie układać je w logiczną sekwencję.

SoftMaker Presentations pozwala rozpocząć pracę od pustego dokumentu albo skorzystać z gotowego układu strony. Przygotowywanie slajdów może obejmować wybór motywu wizualnego, ustawienie tła, dobór krojów pisma, rozmieszczenie pól tekstowych i dopasowanie kolorystyki do charakteru materiału. Istotne pozostaje zachowanie spójności całego dokumentu. Jeżeli każdy slajd ma inny układ, odbiorcy trudniej jest śledzić treść i rozpoznawać zależności między kolejnymi częściami wypowiedzi.

W praktyce prezentacja może służyć jako pomoc podczas wystąpienia, samodzielny materiał do odczytania na ekranie albo dokument przeznaczony do udostępnienia w formie pliku. Program umożliwia przygotowanie stron tytułowych, slajdów z planem, części tematycznych, podsumowania i zakończenia. Dzięki temu można uporządkować informacje według kolejności: problem, wyjaśnienie, przykład, wniosek. Taki układ ułatwia odbiór nawet wtedy, gdy tematyka jest techniczna lub zawiera wiele szczegółów.

SoftMaker Presentations na tle innych programów do slajdów

SoftMaker Presentations należy do grupy aplikacji, w których podstawą pracy jest slajd, czyli pojedyncza strona prezentacji. Podobny model działania występuje w wielu popularnych narzędziach biurowych, dlatego osoba mająca doświadczenie z innym edytorem zazwyczaj może szybko odnaleźć podstawowe funkcje. Różnice dotyczą przede wszystkim wyglądu interfejsu, organizacji poleceń, obsługiwanych formatów, sposobu importowania dokumentów oraz ustawień eksportu.

W porównaniu z prostym edytorem tekstu SoftMaker Presentations zapewnia większą kontrolę nad rozmieszczeniem obiektów. Elementy mogą być ustawiane na określonych pozycjach, wyrównywane względem siebie i grupowane. W dokumencie tekstowym układ często wynika z kolejności akapitów, natomiast na slajdzie ważna jest także kompozycja wizualna. Z tego powodu przydatne okazują się funkcje prowadnic, siatki, kopiowania stylu oraz powielania wybranych obiektów.

W porównaniu z narzędziami działającymi wyłącznie w przeglądarce aplikacja zainstalowana na komputerze może być wygodna w sytuacji pracy bez stałego dostępu do sieci. Ostateczna użyteczność zależy jednak od konfiguracji urządzenia, wersji systemu, dostępnej pamięci oraz sposobu przechowywania plików. Przy wymianie prezentacji z innymi osobami należy sprawdzić, czy zastosowane fonty, obrazy i elementy multimedialne są prawidłowo odczytywane na komputerze odbiorcy.

Znaczenie ma również wybór formatu zapisu. Dokument roboczy powinien pozostać w formacie umożliwiającym dalszą edycję, natomiast wersja przeznaczona do samego odczytu może zostać zapisana w formie ograniczającej przypadkowe zmiany. Przed wysłaniem materiału warto otworzyć go na innym urządzeniu i sprawdzić, czy nie zmieniły się podziały tekstu, proporcje grafik oraz kolejność obiektów.

SoftMaker Presentations – typowe problemy podczas pracy

Jednym z częstszych problemów jest nieprawidłowe wyświetlanie czcionek. Jeżeli na komputerze używanym do prezentacji brakuje kroju pisma zastosowanego podczas projektowania, program może zastąpić go innym. W efekcie zmienia się szerokość napisów, wysokość wierszy i położenie kolejnych elementów. Może dojść do obcięcia nagłówka, przesunięcia podpisu pod ilustracją albo przejścia tekstu do następnego pola. Dlatego przy ważnych materiałach dobrze jest ograniczać liczbę używanych fontów i sprawdzać dokument poza głównym stanowiskiem pracy.

Problemy mogą dotyczyć także obrazów. Fotografia o dużych wymiarach zwiększa rozmiar pliku, a nadmierne zmniejszanie grafiki powoduje utratę czytelności. Obraz powinien być dobrany do przewidywanego sposobu wyświetlania. Inne wymagania dotyczą slajdu oglądanego na dużym ekranie, a inne dokumentu drukowanego lub wysyłanego jako załącznik. Warto zachować kopie oryginalnych ilustracji, aby w razie potrzeby móc ponownie przygotować ich wersję dopasowaną do prezentacji.

Trudności może powodować również import dokumentu utworzonego w innym programie. Nie wszystkie przejścia, animacje, osadzone obiekty i efekty graficzne muszą zostać odwzorowane w identyczny sposób. Szczególnej kontroli wymagają wykresy, tabele, pola tekstowe, nagłówki oraz slajdy zawierające wiele warstw. Po otwarciu zaimportowanego pliku należy przejść przez całą prezentację, zamiast sprawdzać wyłącznie pierwszą i ostatnią stronę.

Do problemów praktycznych zalicza się też powolne działanie programu, zawieszanie dokumentu lub trudności z jego zapisaniem. Przyczyną może być uszkodzony plik, zbyt wiele dużych elementów, brak wolnego miejsca, błędy nośnika danych albo nieaktualne składniki środowiska. Pomocne bywa zapisanie kopii pod nową nazwą, usunięcie zbędnych obiektów i otwarcie dokumentu po ponownym uruchomieniu aplikacji. Przy podejrzeniu uszkodzenia pliku nie powinno się wielokrotnie nadpisywać jedynej kopii.

SoftMaker Presentations – praktyczne wskazówki tworzenia prezentacji

Pracę warto rozpocząć od określenia celu materiału i grupy odbiorców. Prezentacja przeznaczona do krótkiego omówienia powinna mieć inną gęstość informacji niż dokument, który ma być czytany samodzielnie. Na pojedynczym slajdzie lepiej umieszczać jedną główną myśl i kilka wspierających punktów niż rozbudowany blok tekstu. Dłuższe objaśnienia można przenieść do notatek prezentera albo do osobnego dokumentu.

Przydatne jest tworzenie powtarzalnych układów dla tytułów, treści, ilustracji i podsumowań. Pozwala to ograniczyć ręczne przesuwanie elementów i zmniejsza ryzyko różnic między podobnymi slajdami. Kolor powinien pełnić funkcję informacyjną, na przykład wskazywać kategorię, ostrzeżenie albo kolejny etap procesu. Zbyt wiele barw, ozdobników i animacji może odciągać uwagę od przekazu.

Wykresy i tabele powinny być czytelne bez powiększania obrazu. Należy stosować krótkie etykiety, odpowiedni kontrast oraz jasne oznaczenia jednostek. Jeśli dane są liczne, korzystniejsze może być pokazanie najważniejszego fragmentu na slajdzie i przeniesienie pełnego zestawienia do dodatku. Przy wykorzystaniu zdjęć, ikon lub ilustracji należy zwrócić uwagę na prawa do ich użycia i zachować informacje potrzebne do ustalenia źródła.

Przed wystąpieniem wskazane jest wykonanie próby w warunkach zbliżonych do docelowych. Należy sprawdzić proporcje obrazu, czytelność napisów z dalszej odległości, działanie dźwięku oraz kolejność slajdów. Dobrą praktyką pozostaje przechowywanie kilku kopii pliku, na przykład na lokalnym dysku i na dodatkowym nośniku. Wersja awaryjna może zostać przygotowana jako dokument do odczytu, jeżeli część efektów prezentacyjnych nie będzie dostępna na innym komputerze.

Kiedy SoftMaker Presentations wymaga wsparcia serwisu

Do serwisu warto zgłosić się wtedy, gdy problemy z SoftMaker Presentations powtarzają się mimo ponownego uruchomienia programu, gdy dokumenty regularnie przestają odpowiadać, pojawiają się błędy zapisu albo inne aplikacje również działają niestabilnie. W takich sytuacjach przyczyna może dotyczyć nie tylko samej prezentacji, lecz także systemu, dysku, pamięci operacyjnej, sterowników lub konfiguracji użytkownika. Szczególnej ostrożności wymagają pliki zawierające materiały potrzebne do zajęć, spotkania lub pracy zawodowej.

Przed przekazaniem komputera dobrze jest opisać objawy, wskazać moment ich występowania i zachować kopię najważniejszych dokumentów. Przydatne może być podanie informacji, czy problem dotyczy jednego pliku, wszystkich prezentacji, tylko eksportu, czy także innych programów. Takie dane ułatwiają odtworzenie sytuacji i ograniczają ryzyko błędnej oceny przyczyny.

Warszawskie Pogotowie Komputerowe 24/7 zajmuje się pomocą przy problemach z komputerami, na których występują kłopoty z aplikacjami biurowymi, plikami, systemem lub działaniem podzespołów. Przy zgłoszeniu dotyczącym SoftMaker Presentations można opisać wersję programu, rodzaj dokumentu i komunikat pojawiający się na ekranie. Pozwala to lepiej przygotować zakres sprawdzenia oraz ustalić, czy potrzebna jest pomoc związana z konfiguracją, odzyskaniem dostępu do pliku, czy diagnostyką sprzętu.

W przypadku ważnej prezentacji nie zaleca się odkładania sprawdzenia do momentu bezpośrednio poprzedzającego wystąpienie. Wcześniejsze wykrycie problemu daje możliwość przygotowania kopii, uporządkowania dokumentu i sprawdzenia go na docelowym urządzeniu. SoftMaker Presentations może wtedy pełnić swoją rolę jako wygodne narzędzie do tworzenia slajdów, a gotowy materiał pozostaje bardziej przewidywalny podczas wyświetlania i udostępniania.