Style dokumentu

Style dokumentu to zbiór spójnych ustawień formatowania stosowanych w całym pliku.

Warstwa formatowania oddzielona od treści

Styl to nazwany zestaw ustawień czcionki, akapitu, odstępów, numeracji i obramowań, przypisywany fragmentom tekstu zamiast malowania ich ręcznie. W dokumencie działa cała ich hierarchia: styl Normalny stanowi podstawę, style nagłówków od pierwszego do dziewiątego opisują strukturę rozdziałów, osobne definicje obsługują listy, podpisy pod rysunkami i cytaty. Zmiana definicji jednego stylu przebudowuje wszystkie miejsca, w których go użyto, bez dotykania treści.

Co daje struktura zbudowana na nagłówkach

Nagłówki oznaczone stylem, a nie tylko pogrubione i powiększone, uruchamiają cały mechanizm dokumentu długiego. Automatyczny spis treści buduje się z nich jednym poleceniem i aktualizuje klawiszem F9. Okienko nawigacji pozwala przeciągać całe rozdziały razem z podrozdziałami. Widok konspektu umożliwia zwijanie sekcji i przenoszenie ich bez zaznaczania stron tekstu. Eksport do PDF przenosi nagłówki jako zakładki, a czytniki ekranu odczytują poziomy jako strukturę dokumentu, co dla dostępności ma znaczenie zasadnicze. Dziedziczenie sprawia, że zmiana kroju w stylu bazowym przechodzi na wszystkie style oparte na nim, o ile nie nadpisano tego ustawienia lokalnie. Do tego dochodzą motywy dokumentu, definiujące paletę i pary czcionek niezależnie od samych stylów.

Skąd biorą się dokumenty rozsypujące się przy każdej edycji

Głównym winowajcą jest formatowanie bezpośrednie nałożone na styl - kolor czy odstęp ustawiony ręcznie ma pierwszeństwo i uodparnia fragment na późniejsze zmiany definicji. Drugim jest przenoszenie treści między dokumentami o różnych szablonach, po którym w pliku lądują style o nazwach z dopiskiem numerycznym, a lista definicji rozrasta się do setek pozycji. Trzecim jest szablon Normal, do którego zapisano kiedyś zmienioną definicję - wszystkie nowe dokumenty na danym komputerze dziedziczą wtedy nietypowe ustawienia, których użytkownik nie potrafi wytłumaczyć. Uszkodzony szablon bywa też przyczyną powolnego uruchamiania edytora i błędów przy zapisie. Poprawną reakcją na rozsypany dokument nie jest ręczne poprawianie stron, tylko wyczyszczenie formatowania bezpośredniego i ponowne przypisanie stylów.

Odbudowa i standaryzacja dokumentacji w firmie

Przygotowujemy firmowe szablony z ustaloną hierarchią nagłówków, logotypem w nagłówku strony i gotowymi stylami dla tabel oraz podpisów, a następnie przenosimy do nich istniejące dokumenty. Ratujemy też pliki uszkodzone przez lata edycji na wielu komputerach - takie, które zawieszają edytor albo drukują się inaczej niż wyglądają na ekranie. Jeśli problem dotyczy jednej stacji, częstą przyczyną okazuje się uszkodzony profil pakietu biurowego lub zestaw czcionek, a nie sam dokument, i to sprawdzamy w pierwszej kolejności.