Szablon planera

Szablon planera to gotowy wzorzec dokumentu wspierającego planowanie zadań w czasie.

Co odróżnia planer od zwykłej listy zadań

Planer wiąże zadania z osią czasu: każdy wiersz ma datę początku, termin zakończenia i zwykle osobę odpowiedzialną, a widok pokazuje, co dzieje się w danym tygodniu lub miesiącu. Prosta lista odpowiada na pytanie co, planer na pytanie kiedy i czy się mieści. Najpopularniejsze warianty to planer tygodniowy z siedmioma kolumnami dni, planer miesięczny w układzie kalendarza i wykres Gantta, w którym pasek zadania rozciąga się na tyle kolumn, ile dni trwa. Ten ostatni buduje się w arkuszu bez żadnego dodatku, samym formatowaniem warunkowym.

Mechanika arkusza, która robi robotę

Kolumna dat generowana formułą przyrostową i jedna komórka z funkcją zwracającą dzisiejszą datę wystarczą, żeby planer sam się przesuwał: reguła formatowania warunkowego oparta na formule podświetla bieżący dzień, a druga zaznacza wiersze po terminie. Zablokowanie okienek w karcie Widok utrzymuje nagłówki i kolumnę z nazwami zadań na ekranie przy przewijaniu w prawo. Listy rozwijane robi się przez poprawność danych, dzięki czemu status wybiera się z gotowego zestawu zamiast wpisywać ręcznie, co ratuje później filtrowanie. Przy wydruku decydujące są ustawienia strony: obszar wydruku, orientacja pozioma, powtarzanie wierszy nagłówkowych na każdej stronie i skalowanie do szerokości jednej strony.

Dlaczego planer rozjeżdża się po kilku tygodniach

Pierwszy powód to daty wpisane jako tekst, na przykład z kropkami w formacie niezgodnym z ustawieniami regionalnymi — takie komórki wyrównują się do lewej, nie sortują poprawnie i psują wszystkie formuły porównujące terminy. Drugi: scalanie komórek dla ładniejszego wyglądu, po którym sortowanie i filtrowanie przestaje działać, a próba wstawienia wiersza kończy się komunikatem o niemożności wykonania operacji. Trzeci: kopiowanie planera na kolejny miesiąc razem z formułami odwołującymi się do poprzedniego pliku, przez co arkusz przy każdym otwarciu pyta o aktualizację łączy do nieistniejącego źródła. Czwarty, najbardziej dokuczliwy: plik trzymany na pulpicie jednej osoby, edytowany przez trzy, w trzech rozjeżdżających się kopiach.

Kiedy planowanie zatrzymuje sprzęt, a nie pomysł

Rozbudowany planer z kilkoma tysiącami reguł formatowania warunkowego potrafi zamulić nawet sprawny komputer, bo każda zmiana komórki wymusza przeliczenie wszystkich reguł. Zanim uznamy, że winny jest arkusz, sprawdzamy ilość pamięci, temperatury i stan nośnika — na dysku talerzowym z narastającą liczbą sektorów oczekujących na realokację otwarcie dużego pliku trwa minuty. Wymieniamy dyski na nośniki półprzewodnikowe wraz z przeniesieniem systemu i danych oraz rozbudowujemy pamięć, dobierając moduły zgodne z płytą konkretnego laptopa. Na czas takich prac udostępniamy sprzęt zastępczy.