Szablon sprawozdania

Szablon sprawozdania to gotowy wzorzec dokumentu podsumowującego wykonane działania.

Z czego składa się wzorzec sprawozdania

Sprawozdanie różni się od notatki tym, że rozlicza z wykonania: ma okres, którego dotyczy, założenia przyjęte na jego początku, wynik faktyczny i wyjaśnienie odchyleń. Szablon powinien więc mieć stronę tytułową z okresem i autorem, streszczenie na pół strony, część opisową, tabelę wskaźników oraz miejsce na wnioski i rekomendacje. Osobno umieszcza się załączniki, żeby część zasadnicza mieściła się w kilku stronach — sprawozdanie na czterdzieści stron bez streszczenia nie zostanie przeczytane przez nikogo poza autorem.

Tabele, wykresy i połączenia z danymi źródłowymi

Liczby najlepiej trzymać w arkuszu i wstawiać do dokumentu jako obiekt połączony, a nie jako obrazek. Wtedy po korekcie danych wystarczy zaktualizować łącze, zamiast przerabiać wykres ręcznie. Trzeba jednak pamiętać o dwóch rzeczach: dokument z łączami przy każdym otwarciu pyta o ich odświeżenie, a przeniesienie pliku na inny komputer bez arkusza źródłowego zrywa połączenie. Numerację tabel i rysunków warto oprzeć na polach automatycznych, dzięki czemu wstawienie tabeli w środku dokumentu przenumeruje wszystkie kolejne. Wersję przekazywaną na zewnątrz eksportuje się do PDF, co zamraża układ i odcina odbiorcę od formuł oraz komentarzy.

Czego autorzy sprawozdań nie zauważają

Pierwsza pułapka to metadane: nazwisko poprzedniego autora, ścieżka dysku firmowego i historia edycji zostają w pliku i idą razem z nim do adresata. Inspektor dokumentu usuwa te dane przed publikacją. Druga: śledzone zmiany i komentarze ukryte w widoku prostego znaczników — po wysłaniu odbiorca włącza podgląd poprawek i widzi wewnętrzną dyskusję o kliencie. Trzecia: liczby przeklejone do treści ręcznie, rozjeżdżające się z tabelą po ostatniej korekcie, przez co dwie części tego samego dokumentu podają inną sumę. Czwarta: eksport do PDF z czcionką, której nie osadzono, przez co u odbiorcy układ przesuwa się o pół strony.

Dane liczbowe wyciągane z systemów firmowych

W praktyce większość sprawozdań handlowych i magazynowych powstaje z zestawień eksportowanych z oprogramowania opartego na SQL Server. Kiedy eksport zwraca puste kolumny, obcina kwoty albo raport przestaje się generować po zmianie okresu, przyczyna leży zwykle po stronie bazy: przepełniony dziennik transakcji, nieaktualne statystyki albo błędnie ustawione konto usługi. Wdrażamy i serwisujemy systemy Subiekt, WAPRO i Comarch, dbając też o kopie bazy sprawdzone odtworzeniem, a nie tylko zaplanowane w harmonogramie.