Szablon terminarza

Szablon terminarza to gotowy układ prezentujący zaplanowane wydarzenia w czasie.

Co odróżnia terminarz od zwykłej tabeli

Szablon terminarza porządkuje wydarzenia w osi czasu, więc oprócz siatki potrzebuje mechanizmu dat. W arkuszu kalkulacyjnym opłaca się zbudować go tak, aby jedna komórka z datą początkową sterowała całością: kolejne dni powstają przez dodanie liczby całkowitej, bo data jest wewnętrznie liczbą dni liczoną od ustalonego punktu początkowego. Nazwa dnia tygodnia bierze się z funkcji formatującej datę, a wyróżnienie weekendu z reguły formatowania warunkowego opartej o funkcję zwracającą numer dnia tygodnia. Dzięki temu zmiana jednej komórki przesuwa cały terminarz na następny miesiąc bez ręcznego przepisywania.

Układ dzienny, tygodniowy i miesięczny

Trzy podstawowe rozkłady rozwiązują różne problemy. Widok dzienny z podziałem na kwadranse sprawdza się przy grafikach obsługi klienta, gdzie liczy się dokładna godzina. Widok tygodniowy z dniami w kolumnach jest najczytelniejszy dla planowania pracy zespołu i mieści się na jednej stronie w orientacji poziomej. Widok miesięczny, w którym każdy dzień to jedna komórka, nadaje się do zaznaczania urlopów i terminów, ale nie pomieści opisów. Przy druku kluczowe są ustawienia obszaru wydruku, powtarzanie wierszy nagłówkowych na górze każdej strony oraz skalowanie do jednej strony na szerokość, bo terminarz rozjeżdżający się na dwie kolumny wydruku staje się bezużyteczny.

Pułapki związane z datami i strefami

Najczęstsza usterka to daty wpisane jako tekst, rozpoznawalne po wyrównaniu do lewej krawędzi komórki i po tym, że sortowanie ustawia je alfabetycznie zamiast chronologicznie. Bierze się to zwykle z wklejenia danych z innego systemu albo z niezgodności ustawienia regionalnego, w którym kolejność dnia i miesiąca jest odwrotna. Wtedy trzynasty dzień miesiąca zostaje tekstem, a piąty cichaczem zamienia się na maj. Drugi problem to import terminarza do kalendarza w programie pocztowym, gdzie wydarzenia przesuwają się o godzinę, bo plik nie zawierał informacji o strefie czasowej. Trzeci to szablon z zablokowanymi komórkami, w którym po odświeżeniu roku formuły zostały zastąpione wartościami stałymi.

Grafiki pracy, których nikt nie może otworzyć

W firmach terminarz zwykle leży na dysku współdzielonym i wcześniej czy później trafia do nas zgłoszenie, że plik otwiera się tylko do odczytu albo znikają z niego wpisy. Sprawdzamy uprawnienia do katalogu, pliki blokad pozostawione po awaryjnym zamknięciu programu oraz kopie w tle, z których da się odzyskać wersję sprzed uszkodzenia. Przy okazji ustawiamy sensowny sposób wykonywania kopii zapasowych takiego pliku, bo grafik pracy odtworzony z pamięci kilku osób nigdy nie wraca w całości. Obsługujemy firmy i klientów indywidualnych bez ograniczeń godzinowych.