termin płatności

Termin płatności to data, do której należność powinna zostać uregulowana.

Data graniczna zapisana wprost w dokumencie sprzedaży

Termin płatności jest osobnym polem dokumentu handlowego i nie należy go mylić z datą wystawienia ani z datą sprzedaży. To od niego liczy się wiek należności, czyli liczba dni przeterminowania, którą raporty pokazują przy każdym nierozliczonym rozrachunku. Na wydruku faktury pojawia się zwykle w dwóch postaciach naraz: jako konkretna data dzienna oraz jako liczba dni liczona od wystawienia dokumentu, na przykład czternaście czy trzydzieści dni.

Dla systemu istotne jest to, że termin trafia nie tylko na wydruk, ale przede wszystkim do tabeli rozrachunków. Jeśli dokument został zapisany, a potem ktoś poprawił wyłącznie treść wydruku, saldo kontrahenta nadal będzie liczone według pierwotnej wartości zapisanej w bazie.

Jak wyliczają go programy handlowe

W Subiekcie GT, Subiekcie nexo, WAPRO Mag czy Comarch ERP Optima termin nie jest wpisywany ręcznie przy każdej sprzedaży. Forma płatności ma przypisaną domyślną liczbę dni, karta kontrahenta wskazuje swoją formę płatności, a dokument dziedziczy jedno i drugie w momencie wybrania nabywcy. Gotówka i karta zwykle oznaczają termin równy dacie wystawienia, przelew przesuwa go o zdefiniowaną liczbę dni. Operator może wartość nadpisać ręcznie na konkretnym dokumencie, co jest częstą przyczyną późniejszych niespójności między umową a systemem.

Na tym polu opierają się kolejne mechanizmy: wiekowanie należności w przedziałach dniowych, automatyczne wezwania do zapłaty, noty odsetkowe, blokada sprzedaży kontrahentowi z przeterminowanym saldem oraz eksport przelewów do bankowości elektronicznej posortowanych według pilności.

Skąd biorą się rozbieżności w rozrachunkach

Najczęstszy problem to dokument poprawiony po zapisie, gdy zmiana objęła nagłówek, ale rozrachunek pozostał ze starą datą. Drugi klasyk to płatności częściowe rozliczane ręcznie, które zostawiają grosze na saldzie i sprawiają, że pozycja nigdy nie znika z listy niezapłaconych. Kłopotliwe bywa też automatyczne dopasowanie wpłat przy imporcie wyciągu bankowego, gdy kontrahent w tytule przelewu poda numer zamówienia zamiast numeru faktury. Osobna kategoria to źle ustawiona data na stanowisku roboczym, bo dokument wystawiony na komputerze z przestawionym zegarem otrzymuje przesunięty termin, a błąd wychodzi dopiero przy uzgadnianiu okresu.

Gdy rozrachunki przestają się zgadzać z rzeczywistością

Warszawskie Pogotowie Komputerowe wdraża i serwisuje oprogramowanie handlowe, więc typowe zgłoszenia z tego obszaru to naprawa definicji form płatności, uporządkowanie kartotek kontrahentów po migracji z innego programu, odtworzenie bazy po awarii dysku serwera oraz konfiguracja stanowisk tak, aby wszystkie miały zsynchronizowany czas z kontrolerem domeny lub serwerem NTP. Obsługujemy firmy i klientów indywidualnych, pracujemy przez całą dobę, siedem dni w tygodniu, co ma znaczenie zwłaszcza pod koniec miesiąca, kiedy komputer z programem magazynowym musi działać także wieczorem.