termin usuwania danych

Termin usuwania danych to data, po której informacje mają zostać trwale skasowane zgodnie z polityką retencji.

Termin usuwania danych a polityka retencji

Termin usuwania danych to ustalona data lub moment, po którym określone informacje powinny zostać usunięte zgodnie z przyjętą polityką retencji. Nie oznacza to wyłącznie skasowania nazwy pliku z widocznego katalogu. W systemie komputerowym dane mogą występować jednocześnie w wielu miejscach: na dysku systemowym, w katalogach użytkownika, w plikach tymczasowych, bazach indeksów, pamięci podręcznej aplikacji, koszu oraz kopiach zapasowych. Dlatego termin usuwania danych powinien odnosić się do konkretnego zakresu informacji, nośnika i sposobu przechowywania.

Polityka retencji określa zwykle, jak długo dany typ informacji może być przechowywany, jakie zdarzenie rozpoczyna odliczanie oraz co ma nastąpić po upływie wyznaczonego okresu. Punktem początkowym może być na przykład zakończenie sprawy, zamknięcie konta użytkownika, wycofanie urządzenia z eksploatacji albo utworzenie kolejnej wersji kopii zapasowej. Sama data nie daje jeszcze pewności, że dane zostaną usunięte automatycznie. Potrzebny jest mechanizm wykonawczy, taki jak zadanie harmonogramu, reguła systemu plików, funkcja aplikacji albo procedura administratora.

Jak system rozpoznaje dane przeznaczone do usunięcia

W praktycznym systemie termin usuwania danych powinien być zapisany w sposób jednoznaczny. Może to być znacznik czasu przypisany do rekordu, pole zawierające datę wygaśnięcia, etykieta określająca klasę retencji albo informacja wynikająca z daty utworzenia pliku. Ważne jest ustalenie strefy czasowej, formatu daty i sposobu postępowania z wartościami pustymi lub błędnymi. Różnica między czasem lokalnym a UTC może spowodować, że automatyczne zadanie usunie dane wcześniej albo później, niż zakładano.

Mechanizm usuwania powinien rozróżniać dane aktywne, wygasające, oznaczone do usunięcia i faktycznie usunięte. Takie rozdzielenie ułatwia kontrolę błędów. Przykładowo aplikacja może najpierw wyszukać rekordy, dla których data wygaśnięcia jest wcześniejsza od bieżącego czasu, następnie sprawdzić, czy nie są one zablokowane przez trwającą operację, a dopiero potem usunąć je z podstawowego magazynu. Jeżeli system korzysta z indeksów wyszukiwania, miniatur, plików tymczasowych lub lokalnej pamięci podręcznej, te dodatkowe elementy także powinny zostać uwzględnione w projekcie procesu.

Usunięcie pliku, nadpisanie i nośnik danych

Usunięcie pliku z systemu operacyjnego nie zawsze oznacza natychmiastowe wymazanie wszystkich zapisanych informacji. W wielu systemach plików operacja usunięcia zmienia przede wszystkim metadane i zwalnia miejsce oznaczone jako dostępne do ponownego użycia. Fragmenty zawartości mogą pozostać na nośniku do czasu nadpisania, choć możliwość ich odzyskania zależy między innymi od rodzaju nośnika, systemu plików i kolejnych operacji zapisu. Dlatego termin usuwania danych trzeba odróżnić od terminu usunięcia wpisu z katalogu.

Inaczej zachowują się tradycyjne dyski twarde HDD, a inaczej dyski półprzewodnikowe SSD. W SSD kontroler może korzystać z mechanizmu wear levelling, czyli równomiernego rozkładania zapisów na komórki pamięci. Oznacza to, że program działający w systemie operacyjnym nie zawsze ma bezpośrednią kontrolę nad fizycznym miejscem przechowywania konkretnego fragmentu danych. Przy wycofywaniu nośnika z użycia stosuje się więc procedury dopasowane do jego typu, w tym bezpieczne kasowanie obsługiwane przez urządzenie albo fizyczne zniszczenie nośnika, gdy wymagany poziom pewności nie może zostać osiągnięty programowo.

Osobnego sprawdzenia wymagają kopie zapasowe. Jeżeli plik został usunięty z komputera, ale nadal znajduje się w pełnej kopii, migawce lub archiwum, data usunięcia z głównego systemu nie kończy całego procesu. Kopie mogą mieć własny harmonogram retencji i własny termin wygasania. Poprawnie zaprojektowany proces powinien wskazywać, kiedy dane znikają z urządzenia podstawowego, kiedy tracą dostępność w kopiach oraz czy usuwanie jest rejestrowane w dzienniku operacji.

Kontrola procesu i diagnostyka komputera

Weryfikacja terminu usuwania danych polega na sprawdzeniu konfiguracji, harmonogramów i rzeczywistego stanu nośnika. Należy ustalić, czy zadanie uruchamia się regularnie, czy ma odpowiednie uprawnienia, czy poprawnie interpretuje datę oraz czy błędy są zapisywane w logach. Istotne jest również sprawdzenie, czy proces jest odporny na wielokrotne uruchomienie. Jeżeli po przerwaniu operacji system może usunąć tylko część wskazanych elementów, powinien umieć bezpiecznie wznowić pracę bez pomijania rekordów i bez kasowania danych, których termin jeszcze nie upłynął.

Na laptopie lub komputerze PC problem może wynikać nie tylko z błędnej daty retencji, lecz także z uszkodzenia systemu plików, braku wolnego miejsca, błędów dysku, nieuruchomionej usługi harmonogramu albo nieprawidłowych uprawnień użytkownika. Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów, komputerów PC i ich podzespołów, w tym sprawdzaniem przyczyn problemów z przechowywaniem oraz usuwaniem danych. Zakres czynności powinien zawsze wynikać z rozpoznanego problemu, rodzaju nośnika i wymaganego sposobu zabezpieczenia informacji.