Weryfikacja terminologii

Weryfikacja terminologii sprawdza spójność stosowanych pojęć w obrębie dokumentu.

Na czym polega kontrola spójności pojęć

Weryfikacja terminologii to sprawdzenie, czy w całym dokumencie ta sama rzecz nazywa się tak samo. Brzmi banalnie, ale w dokumentacji technicznej, umowach i instrukcjach obsługi rozjazd terminów bywa kosztowny: raz „użytkownik”, raz „operator”, raz „pracownik” w opisie tej samej roli sprawia, że czytelnik zaczyna szukać różnicy, której nie ma. Narzędziowo opiera się to na słowniku zatwierdzonych terminów wraz z formami zakazanymi i wariantami odmiany. W środowiskach tłumaczeniowych taki słownik ma postać osobnego pliku glosariusza, sprawdzanego automatycznie razem z pamięcią tłumaczeń, a niezgodności zgłaszane są jako ostrzeżenia przy zatwierdzaniu segmentu.

Co daje się sprawdzić w zwykłym edytorze

Bez wyspecjalizowanych narzędzi sporo załatwia sam Word. Wyszukiwanie zaawansowane, otwierane skrótem Ctrl + H, obsługuje symbole wieloznaczne, więc jednym wzorcem da się znaleźć wszystkie formy odmienione danego rdzenia i zobaczyć je razem w okienku nawigacji. Autokorekta z własnymi wpisami wyłapuje warianty pisowni w trakcie pisania, a funkcja porównywania dokumentów pokazuje, gdzie w kolejnej wersji ktoś podmienił termin. Style nazwane konsekwentnie pozwalają odróżnić nazwę własną programu od zwykłego rzeczownika. Osobną kategorią jest spójność wielkich liter i pisowni nazw technicznych — tu przydaje się lista wyjątków w słowniku niestandardowym, żeby narzędzie sprawdzania pisowni przestało podkreślać poprawne nazwy i zaczęło zgłaszać te błędne.

Typowe źródła rozjazdu w dokumentach firmowych

Pierwsze to sklejanie dokumentu z fragmentów pisanych przez różne osoby i w różnym czasie — każdy przynosi własne nazewnictwo, a scalanie odbywa się przez kopiuj-wklej bez ujednolicania. Drugie to zmiana nazwy produktu lub modułu w połowie projektu, po której podmienia się wystąpienia w tekście głównym, ale zostają w podpisach rysunków, nagłówkach, spisie treści i w tekście alternatywnym obrazków. Trzecie to tłumaczenie z angielskiego, w którym jeden termin źródłowy dostaje kilka polskich odpowiedników zależnie od kontekstu i nastroju tłumacza. Czwarte, najbardziej techniczne, to niezgodność między tekstem instrukcji a rzeczywistymi napisami w interfejsie programu — instrukcja mówi o przycisku „Zapisz”, a w aktualnej wersji programu przycisk nazywa się inaczej, co dla użytkownika jest gorsze niż brak instrukcji.

Zaplecze sprzętowe pracy nad obszerną dokumentacją

Praca z dokumentami na kilkaset stron, z rysunkami i śledzeniem zmian, obciąża komputer zupełnie inaczej niż codzienna korespondencja — problemem staje się pamięć operacyjna i szybkość nośnika, a przy uszkodzeniu pliku nagle znika efekt tygodni pracy. Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się obiema stronami tej sprawy: rozbudową pamięci i wymianą dysku na szybszy nośnik, a w razie awarii odzyskiwaniem dokumentów z uszkodzonych plików i nośników. Przy stanowiskach, gdzie przestój jest kosztowny, udostępniamy laptop zastępczy na czas naprawy.