Wiadomości trafiają do folderu SPAM

Trafianie wiadomości do folderu SPAM wynika zwykle z niskiej reputacji nadawcy lub braku uwierzytelnienia domeny.

Dlaczego wiadomość może zostać oznaczona jako SPAM

Trafianie wiadomości do folderu SPAM jest wynikiem oceny przeprowadzanej przez serwer pocztowy albo program pocztowy. Analizowane są między innymi dane nadawcy, domena użyta w adresie e-mail, historia wcześniejszej korespondencji, poprawność techniczna dostarczenia oraz reakcje odbiorców. Wiadomość może zostać uznana za niepożądaną nawet wtedy, gdy jej treść jest prawidłowa, jeżeli system nie potrafi potwierdzić, że nadawca ma prawo wysyłać pocztę z danej domeny.

Jedną z przyczyn jest niska reputacja adresu IP lub domeny. Reputacja pogarsza się między innymi wtedy, gdy z danego adresu wysyłane są duże ilości niechcianych wiadomości, odbiorcy często oznaczają korespondencję jako spam albo serwer wysyłający znajduje się na publicznej liście blokad. Znaczenie ma również brak ciągłości historii nadawcy, nagła zmiana infrastruktury wysyłkowej oraz wysyłanie wiadomości do nieistniejących adresów. Sam fakt umieszczenia wiadomości w folderze SPAM nie oznacza jeszcze awarii programu pocztowego.

Uwierzytelnianie domeny: SPF, DKIM i DMARC

Współczesne systemy pocztowe sprawdzają mechanizmy uwierzytelniania domeny. SPF (Sender Policy Framework) jest rekordem DNS typu TXT, który określa, jakie serwery mogą wysyłać wiadomości w imieniu danej domeny. Jeżeli wiadomość została wysłana z adresu IP nieuwzględnionego w rekordzie SPF, serwer odbiorcy może obniżyć jej wiarygodność albo odrzucić ją podczas dostarczania. SPF dotyczy przede wszystkim adresu użytego w mechanizmie koperty SMTP, a nie wyłącznie adresu widocznego w polu „Od”.

DKIM (DomainKeys Identified Mail) dodaje do wiadomości podpis kryptograficzny. Serwer odbiorczy pobiera klucz publiczny z DNS i sprawdza, czy treść oraz wybrane nagłówki nie zostały zmienione po podpisaniu. DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) łączy wyniki SPF i DKIM z kontrolą zgodności domeny widocznej w polu „Od”. W rekordzie DMARC można określić politykę dla wiadomości, które nie przejdą weryfikacji, na przykład monitorowanie, kierowanie do SPAM-u albo odrzucenie. Błędne rekordy DNS, niezgodna domena podpisu DKIM lub niepoprawna konfiguracja SPF mogą więc wpływać na dostarczanie poczty.

Co sprawdzić w programie pocztowym i skrzynce odbiorczej

Jeżeli problem dotyczy pojedynczej wiadomości, należy sprawdzić folder SPAM, listę zablokowanych nadawców oraz reguły automatycznego sortowania. W wielu usługach pocztowych można oznaczyć wiadomość jako „To nie jest spam” albo przenieść ją do folderu Odebrane. Takie działanie dostarcza systemowi informacji, że korespondencja jest oczekiwana, ale nie naprawia błędnej konfiguracji domeny nadawcy. Warto również dodać właściwy adres do kontaktów, ponieważ niektóre programy pocztowe wykorzystują książkę adresową jako jeden z sygnałów zaufania.

Trzeba rozróżnić sytuację, w której wiadomości trafiają do SPAM-u u jednego odbiorcy, od problemu występującego u wielu osób korzystających z różnych usług pocztowych. W pierwszym przypadku przyczyną może być lokalna reguła, filtr użytkownika albo historia wcześniejszych oznaczeń. W drugim należy przeanalizować komunikat zwrotny SMTP, nagłówki wiadomości oraz wyniki kontroli SPF, DKIM i DMARC. W nagłówkach mogą znajdować się pola takie jak „Authentication-Results”, „Received-SPF” lub informacje o podpisie DKIM. Ich interpretacja pozwala ustalić, czy wiadomość została uwierzytelniona i przez który serwer była przekazywana.

Postępowanie przy powtarzającym się problemie

Przy regularnym trafianiu korespondencji do SPAM-u należy zebrać kilka przykładów wiadomości, zachować ich pełne nagłówki i porównać wyniki dostarczania u różnych odbiorców. Nie należy wielokrotnie wysyłać tej samej wiadomości testowej do przypadkowych adresów, ponieważ duża liczba powtórzeń może dodatkowo pogorszyć ocenę nadawcy. Pomocne jest sprawdzenie, czy domena ma poprawne rekordy DNS, czy certyfikat TLS jest prawidłowy oraz czy serwer wysyłający nie jest oznaczony jako źródło podejrzanego ruchu. Sama zmiana tematu wiadomości lub dodanie grafiki zwykle nie rozwiązuje przyczyny technicznej.

Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów i komputerów PC, dlatego może sprawdzić na urządzeniu konfigurację programu pocztowego, reguły filtrowania, ustawienia konta oraz sposób wyświetlania wiadomości. W przypadku problemu po stronie serwera pocztowego istotne pozostaje przekazanie administratorowi domeny pełnych nagłówków i komunikatów zwrotnych, ponieważ to one wskazują, czy źródłem trudności jest lokalny komputer, usługa pocztowa, uwierzytelnianie domeny czy reputacja nadawcy.