Wiadomości utknęły w skrzynce nadawczej

Wiadomości utknięte w skrzynce nadawczej wskazują na problem z połączeniem lub uwierzytelnianiem serwera SMTP.

Co oznacza wiadomość pozostająca w skrzynce nadawczej

Wiadomość, która nie opuszcza skrzynki nadawczej, została przekazana przez program pocztowy do kolejki wysyłania, ale klient nie zakończył poprawnie rozmowy z serwerem SMTP. SMTP, czyli Simple Mail Transfer Protocol, służy do przekazywania poczty wychodzącej. Odbieranie wiadomości odbywa się niezależnie, zwykle przez IMAP albo POP3, dlatego poprawne pobieranie poczty nie oznacza jeszcze, że działa wysyłanie. Program może wyświetlać odebrane wiadomości, a jednocześnie bezskutecznie próbować przesłać zalegający e-mail.

Przyczyną może być brak połączenia z serwerem, błędny adres serwera SMTP, niewłaściwy port, problem z szyfrowaniem albo odrzucone uwierzytelnianie. Często pojawia się komunikat o przekroczeniu limitu czasu, niedostępności serwera lub konieczności zalogowania. Sam fakt, że wiadomość jest widoczna w folderze „Skrzynka nadawcza”, nie wskazuje jeszcze, czy problem dotyczy treści wiadomości, konta pocztowego, sieci, czy konfiguracji programu.

Połączenie z serwerem SMTP i sposób szyfrowania

Podczas wysyłania klient pocztowy musi połączyć się z właściwym serwerem SMTP. W konfiguracji konta należy sprawdzić nazwę hosta podaną przez dostawcę poczty, ponieważ serwer odbiorczy IMAP lub POP3 może mieć inną nazwę niż serwer wysyłający. Istotny jest również port. Port 587 jest powszechnie używany do przesyłania poczty przez klienta po ustanowieniu sesji submission i zazwyczaj współpracuje z mechanizmem STARTTLS. Port 465 służy do połączenia SMTP szyfrowanego od początku sesji, określanego jako implicit TLS. Port 25 jest przeznaczony głównie do komunikacji między serwerami i w wielu sieciach bywa ograniczany dla połączeń wychodzących.

Ustawienie niezgodnego trybu szyfrowania może zatrzymać wiadomość jeszcze przed próbą logowania. STARTTLS nie jest tym samym co połączenie TLS uruchamiane natychmiast po otwarciu portu. Jeżeli program oczekuje STARTTLS, a serwer skonfigurowano jako połączenie szyfrowane od początku, sesja może zakończyć się błędem protokołu. Z kolei wyłączenie szyfrowania może spowodować odrzucenie połączenia przez dostawcę. Warto także sprawdzić, czy data i godzina systemowa są prawidłowe, ponieważ znaczna rozbieżność może uniemożliwić weryfikację certyfikatu TLS.

Uwierzytelnianie, kolejka i zawartość wiadomości

Większość dostawców wymaga uwierzytelniania SMTP. Zwykle stosuje się te same dane logowania co przy odbieraniu poczty, ale nie jest to reguła bez wyjątków. Niektóre konta wymagają pełnego adresu e-mail jako nazwy użytkownika, a inne odrzucają zapis skrócony. Błąd SMTP 535 oznacza zazwyczaj nieudane uwierzytelnianie, natomiast komunikat o wymaganym logowaniu wskazuje, że klient nie przesłał poprawnych danych albo nie ma włączonej opcji „serwer poczty wychodzącej wymaga uwierzytelniania”. Po zmianie hasła zapisane w programie stare dane mogą powodować wielokrotne próby logowania i blokowanie wysyłki.

Wiadomość może również zostać odrzucona z powodu adresu odbiorcy, rozmiaru załącznika, niedozwolonego typu pliku albo reguł serwera. Kody 550 i 554 są używane w różnych sytuacjach odrzucenia, dlatego pełny komunikat błędu jest ważniejszy niż sam numer. Duży załącznik może powodować długie przygotowanie wiadomości lub przerwanie transmisji, szczególnie przy niestabilnym połączeniu. W takiej sytuacji można utworzyć krótką wiadomość testową bez załącznika. Jeżeli test zostanie wysłany, problem prawdopodobnie dotyczy rozmiaru lub zawartości pierwotnego e-maila, a nie podstawowej konfiguracji SMTP.

Bezpieczna kolejność sprawdzania problemu

Najpierw należy sprawdzić, czy komputer ma dostęp do Internetu oraz czy problem występuje przy każdej wiadomości, czy tylko przy jednej. Następnie warto otworzyć szczegóły komunikatu, zweryfikować adres serwera SMTP, port, rodzaj szyfrowania i sposób uwierzytelniania zgodnie z dokumentacją dostawcy skrzynki. Trzeba też upewnić się, że program nie pracuje w trybie offline oraz że wiadomość nie ma pustego pola odbiorcy, nieprawidłowego adresu lub nietypowo dużego załącznika. Ponowne uruchomienie programu może usunąć chwilowy błąd kolejki, ale samo w sobie nie naprawi złego hasła ani nieprawidłowego portu.

Jeżeli zalegająca wiadomość blokuje kolejne e-maile, można ją tymczasowo przenieść do folderu wersji roboczych, zapisać jej treść i wykonać próbę wysyłki krótkiej wiadomości testowej. Nie należy wielokrotnie wysyłać tego samego e-maila bez sprawdzenia kolejki, ponieważ po przywróceniu połączenia może dojść do powielenia wiadomości. Warszawskie Pogotowie Komputerowe wykonuje profesjonalną naprawę laptopów i komputerów PC, w tym diagnostykę problemów z konfiguracją programów pocztowych, połączeniem sieciowym oraz wysyłaniem wiadomości przez SMTP.