wspólna skrzynka

Wspólna skrzynka to konto pocztowe dostępne dla kilku osób jednocześnie.

Skrzynka współdzielona a konto z rozdanym hasłem

Skrzynka wspólna to osobny adres, na przykład biuro lub serwis, do którego kilka osób ma dostęp z poziomu własnych kont. Kluczowa różnica wobec praktyki dzielenia się jednym hasłem polega na tym, że każdy pracownik loguje się na siebie, a system dokłada mu widok dodatkowej skrzynki. Dzięki temu wiadomo, kto wysłał daną odpowiedź, odejście pracownika nie wymusza zmiany hasła dla całej firmy, a logowanie dwuskładnikowe nie koliduje z pracą zespołu. Taka skrzynka zwykle nie ma własnej licencji użytkownika ani samodzielnego logowania, jest bytem obsługiwanym przez uprawnienia.

Uprawnienia: pełny dostęp, wysyłka jako i wysyłka w imieniu

Konfiguracja opiera się na trzech rozłącznych uprawnieniach. Pełny dostęp pozwala czytać, przenosić i usuwać wiadomości, ale sam z siebie nie daje prawa do wysyłania. Prawo wysyłania jako sprawia, że odbiorca widzi wyłącznie adres skrzynki wspólnej i odpowiada na niego. Wysyłanie w imieniu ujawnia obie tożsamości: nadawcę i skrzynkę, co bywa pożądane w kancelariach i niepożądane w obsłudze klienta. Osobno konfiguruje się dostęp do kalendarza i uprawnienia na poziomie pojedynczych folderów. Alternatywą dla skrzynki wspólnej jest grupa dystrybucyjna rozsyłająca kopie do wszystkich, ale wtedy znika wspólny widok tego, co już zostało załatwione.

Znikające wiadomości i podwójne odpowiedzi

Praktyka przynosi kilka powtarzalnych kłopotów. Wiadomość odczytana przez jedną osobę traci pogrubienie u wszystkich, więc reszta zespołu uznaje ją za obsłużoną, choć nikt nie odpisał. Dwie osoby odpowiadają jednocześnie temu samemu klientowi. Kopie wysłanych listów lądują w prywatnym folderze pracownika zamiast w skrzynce wspólnej, przez to historia korespondencji jest niepełna, a jej zebranie wymaga zmiany ustawienia po stronie serwera lub programu. Do tego dochodzi automatyczne mapowanie skrzynki, które przy kilkunastu udostępnieniach potrafi wydłużyć uruchamianie programu pocztowego i rozdmuchać lokalny plik danych do kilkudziesięciu gigabajtów.

Porządkowanie poczty w małej firmie

Najczęściej zgłaszane sytuacje to wspólny adres założony naprędce na jednym haśle, brak reguł segregowania i zapełniona skrzynka blokująca odbiór. Warszawskie Pogotowie Komputerowe pomaga uporządkować taki układ: skonfigurować dostęp dla poszczególnych pracowników, ustawić spójne podpisy i reguły, przenieść archiwum na sprawny nośnik i naprawić uszkodzone pliki lokalnych skrzynek. Obsługujemy firmy siedem dni w tygodniu, o dowolnej porze, a stanowiska wymagające warsztatu odbieramy i zwracamy własnym transportem, bez kurierów.