załącznik XLSX

Załącznik XLSX to skoroszyt w bieżącym formacie Excela opartym na XML.

Co siedzi w środku takiego załącznika

XLSX to skoroszyt Excela w formacie Office Open XML: archiwum ZIP zawierające katalog xl z plikami workbook.xml, arkuszami w podkatalogu worksheets, wspólną tablicą tekstów sharedStrings.xml oraz definicjami stylów. Ta budowa ma praktyczne konsekwencje - plik da się otworzyć dowolnym menedżerem archiwów i wyciągnąć z niego dane albo osadzone obrazy, nawet gdy Excel odmawia wczytania całości. Arkusz w tym formacie mieści 1 048 576 wierszy i 16 384 kolumny, czyli do XFD. Format nie przechowuje makr - do tego służy XLSM - a szablony to XLTX i XLTM. Starszy binarny XLS ma limit 65 536 wierszy i jest dziś głównie źródłem kłopotów przy wymianie danych.

Ograniczenia po drodze do skrzynki odbiorcy

Załącznik przed wysłaniem jest kodowany w base64, co powiększa go o mniej więcej jedną trzecią. Plik 20 MB na dysku to więc około 27 MB w wiadomości. Gmail przyjmuje wiadomość do 25 MB, serwery Exchange domyślnie mieszczą się w podobnych widełkach, a wiele firmowych bram pocztowych ma limit ustawiony jeszcze niżej. Efekt jest taki, że nadawca widzi wysłaną wiadomość, a odbiorca dostaje raport o odrzuceniu albo nie dostaje nic. Rozwiązaniem jest udostępnienie pliku przez dysk sieciowy lub chmurę, a przy dużych zbiorach danych - eksport do CSV, który przy tej samej zawartości potrafi być kilkukrotnie mniejszy, bo nie niesie formatowania.

Widok chroniony, uszkodzone pliki i zamiana danych

Skoroszyt pobrany z poczty otwiera się w Widoku chronionym, bez możliwości edycji, dopóki użytkownik nie kliknie przycisku włączającego edytowanie - to celowe zabezpieczenie, bo pliki biurowe pozostają popularnym nośnikiem złośliwego kodu. Jeśli plik nie chce się otworzyć wcale, warto skorzystać z polecenia Otwórz i napraw w oknie otwierania pliku, a gdy to nie pomaga, wyciągnąć zawartość bezpośrednio z archiwum ZIP. Osobna, bardzo kosztowna pułapka to automatyczna konwersja danych przy otwieraniu CSV lub przy wklejaniu: numery katalogowe zamieniane na daty, wiodące zera obcinane w kodach pocztowych, długie identyfikatory tracące precyzję po przekroczeniu piętnastu cyfr znaczących. Ratunkiem jest import przez kreator z jawnym ustawieniem typu kolumny na tekstowy.

Ratowanie skoroszytów i stanowisk księgowych

Uszkodzony plik Excela z ewidencją albo z kosztorysem to zgłoszenie, które przyjmujemy regularnie - zwłaszcza po nagłym zaniku zasilania, awarii dysku lub wyjęciu pendrive w trakcie zapisu. Odzyskujemy dane z nośnika, sięgamy po pliki tymczasowe i kopie autoodzyskiwania Excela, a przy poważniejszych uszkodzeniach rozkładamy archiwum na części i odbudowujemy arkusze. Naprawiamy też komputery księgowe razem z programami finansowo-księgowymi i ich bazami. Działamy całą dobę przez wszystkie dni tygodnia, więc zamknięcie miesiąca nie musi się przesuwać.