Zapis jako szablon

Zapis jako szablon zachowuje dokument jako wzorzec do wielokrotnego wykorzystania.

Czym plik wzorca różni się od zwykłego dokumentu

Szablon to osobny typ pliku, po którego otwarciu program nie edytuje jego samego, tylko tworzy nowy dokument będący jego kopią. W pakiecie Microsoftu odpowiadają temu rozszerzenia dotx dla edytora tekstu, xltx dla arkusza i potx dla prezentacji, w wariantach z makrami odpowiednio dotm, xltm i potm. LibreOffice używa formatów ott, ots i otp. Zapisanie pliku jako szablon zachowuje nie tylko treść, ale też style akapitowe i znakowe, ustawienia strony, nagłówki i stopki, definicje pól automatycznych, a w arkuszu również formatowanie warunkowe i nazwane zakresy.

Gdzie te pliki mieszkają i jak trafiają do listy nowych dokumentów

Żeby wzorzec pojawił się przy tworzeniu nowego pliku, musi leżeć w katalogu szablonów użytkownika, a nie w dowolnym folderze na pulpicie. W Windows ścieżka prowadzi zwykle przez profil użytkownika do katalogu AppData, w gałęzi Roaming, do folderu z szablonami pakietu biurowego; położenie da się zmienić w opcjach zaawansowanych programu. Osobną rolę pełni plik Normal.dotm w edytorze tekstu — to domyślny wzorzec każdego nowego dokumentu, przechowujący również skróty klawiszowe i makra użytkownika. W firmie sensowniej jest trzymać zestaw wzorców na zasobie sieciowym i wskazać go jako lokalizację szablonów grupy roboczej, dzięki czemu zmiana wzorca umowy dociera do wszystkich stanowisk naraz.

Kłopoty, które ujawniają się po miesiącach

Najbardziej uciążliwy to przypadkowa edycja samego wzorca zamiast dokumentu — ktoś otwiera plik przez menu kontekstowe poleceniem otwarcia zamiast tworzenia nowego, wpisuje dane konkretnego kontrahenta i zapisuje. Od tej pory każda nowa umowa startuje z cudzym NIP-em. Drugi to uszkodzony Normal.dotm, objawiający się bardzo wolnym startem edytora albo błędem przy zamykaniu; leczy się to zmianą nazwy pliku, po której program tworzy go od nowa, tracąc jednak własne makra i skróty. Trzeci to szablon z makrami skopiowany z zewnątrz — pakiet biurowy domyślnie blokuje wykonanie kodu z plików pobranych z internetu i pokazuje pasek ostrzeżenia. Czwarty to czcionka użyta we wzorcu, ale nieobecna na innych komputerach, przez co układ strony rozjeżdża się przy każdym otwarciu.

Ustawianie stanowisk biurowych i odzysk plików

Zajmujemy się konfiguracją komputerów biurowych, w tym rozmieszczeniem wzorców dokumentów na wielu stanowiskach i podpięciem ich do zasobu firmowego, tak by wszyscy pracowali na tej samej wersji. Odzyskujemy też dokumenty z uszkodzonych nośników i przenosimy pełne środowisko pracy na nowy dysk przy wymianie napędu w laptopie. Diagnoza przy odbiorze laptopa nic nie kosztuje, sprzęt wozimy własnymi kierowcami, a w razie potrzeby wydajemy urządzenie zastępcze na czas naprawy.