zbyt długi blok tekstu

Zbyt długi blok tekstu zniechęca odbiorcę do przeczytania całej wiadomości.

Ściana tekstu i mechanika czytania z ekranu

Zbyt długi blok tekstu to akapit ciągnący się przez kilkanaście wierszy bez żadnego punktu zaczepienia dla oka. Czytanie z monitora różni się od czytania z papieru, bo wzrok skacze po stronie zamiast płynąć linia po linii, szukając wyróżnień, nagłówków i krótkich fragmentów. Gdy nie ma czego znaleźć, mózg rezygnuje i wiadomość zostaje przewinięta do końca bez przeczytania.

Praktyczna granica czytelności to około sześćdziesięciu do siedemdziesięciu pięciu znaków w wierszu i trzy do czterech zdań w akapicie. Wiersz rozciągnięty na pełną szerokość szerokiego ekranu męczy, bo po dojściu do końca linii trudno trafić wzrokiem w początek następnej.

Jak to wygląda w poczcie i w dokumentach

W wiadomościach e-mail dochodzi problem różnych szerokości okien u odbiorców. Ten sam akapit, który u nadawcy zajmuje cztery linie, na telefonie rozwija się na dwadzieścia. Starsze klienty pocztowe wysyłające tekst bez formatowania łamały linie sztywno po siedemdziesięciu kilku znakach, przez co po zmianie okna powstawały poszarpane, naprzemiennie długie i krótkie wiersze. W dokumentach tekstowych ratunkiem są style nagłówków, wypunktowania i odstępy między akapitami, które w Wordzie ustawia się w opcjach akapitu, a nie przez wciskanie klawisza Enter po dwa razy.

Osobny przypadek to treść wklejona ze strony internetowej, która przynosi ze sobą własne formatowanie i zamienia dokument w mozaikę czcionek.

Częste błędy przy próbie poprawy czytelności

Najczęstszy to ratowanie się pogrubieniem połowy tekstu, po którym nic już nie jest wyróżnione. Drugi to sztuczne łamanie wierszy Enterem, które rozsypuje się przy każdej zmianie rozmiaru okna i przy odpowiadaniu na wiadomość. Trzeci to wtrącanie kolorowych fragmentów, które u odbiorcy w trybie ciemnym stają się nieczytelne, bo tło zmieniło się na czarne, a tekst pozostał granatowy. Zdarza się też, że długi akapit maskuje brak konkretnej prośby i odbiorca nie wie, czego się od niego oczekuje, więc nie odpowiada wcale.

Szablony i dokumenty firmowe uporządkowane od strony technicznej

Przy wdrożeniach w biurach ustawiamy szablony dokumentów i wiadomości ze zdefiniowanymi stylami, podpisami i poprawnym formatowaniem tekstu, tak aby pisma wyglądały tak samo na każdym stanowisku i po wydruku. Naprawiamy też rozjeżdżające się dokumenty, w których formatowanie zostało zbudowane spacjami i pustymi wierszami. Pracujemy z klientami indywidualnymi i firmami, dojeżdżając na miejsce w Warszawie o dowolnej porze.