zgodność z FINRA

Zgodność z FINRA dotyczy regulacji rynku finansowego w Stanach Zjednoczonych.

Kogo obowiązują te przepisy

FINRA to Financial Industry Regulatory Authority, amerykańska organizacja samorządowa nadzorująca firmy brokersko-dealerskie działające na rynku papierów wartościowych w Stanach Zjednoczonych. Nie jest agencją rządową, lecz podlega nadzorowi Komisji Papierów Wartościowych i Giełd, a jej regulacje wiążą podmioty zarejestrowane jako członkowie. Dla firmy spoza Stanów Zjednoczonych oznacza to, że przepisy te dotyczą jej wtedy, gdy prowadzi działalność maklerską na tamtym rynku albo świadczy usługi podmiotowi, który tym regulacjom podlega.

Dlaczego pojawia się w kontekście komunikacji elektronicznej

Regulacje rynku finansowego w Stanach Zjednoczonych nakładają na firmy członkowskie obowiązek zachowywania korespondencji biznesowej i nadzoru nad nią. W praktyce oznacza to archiwizowanie wiadomości e-mail, komunikatorów i innych kanałów używanych do kontaktu z klientami, przechowywanie ich przez określony czas, w formie uniemożliwiającej niepostrzeżoną modyfikację, oraz zapewnienie możliwości odtworzenia zapisów na żądanie organu. Stąd bierze się cała kategoria systemów archiwizacji poczty sprzedawanych z etykietą zgodności z wymogami tego nadzoru. Odrębnym wątkiem są zasady dotyczące materiałów reklamowych kierowanych do klientów, które w tej branży podlegają wewnętrznemu zatwierdzeniu przed publikacją.

Częste nieporozumienia

Pierwszym jest traktowanie zgodności z RODO i zgodności z regulacjami amerykańskimi jako tego samego. Te reżimy nakładają wręcz przeciwstawne wymagania: europejskie prawo daje osobie prawo żądania usunięcia danych, a amerykańskie przepisy branżowe nakazują zachować korespondencję przez określony okres, więc firma działająca po obu stronach musi umieć uzasadnić, dlaczego w konkretnym przypadku obowiązek przechowania przeważa. Drugim jest przekonanie, że wystarczy kopia zapasowa serwera pocztowego. Kopia służy odtworzeniu po awarii, a archiwum na potrzeby nadzoru musi być przeszukiwalne i zabezpieczone przed zmianą. Trzecim jest pomijanie kanałów nieoficjalnych, czyli rozmów z klientami przez prywatne komunikatory na telefonach pracowników, co bywa najczęstszym źródłem problemów w tej branży.

Archiwizacja i bezpieczeństwo danych po stronie sprzętu

Niezależnie od tego, jakiemu nadzorowi podlega firma, archiwum jest bezużyteczne, jeśli leży na jednym dysku bez kopii. Konfigurujemy kopie zapasowe, szyfrowanie nośników i bezpieczne kasowanie danych ze sprzętu wycofywanego z użytku, a także odzyskujemy dane z uszkodzonych dysków. Obsługujemy warszawskie biura i klientów indywidualnych, dojeżdżając na miejsce lub odbierając sprzęt własnym transportem.