Zmiana konta licencyjnego

Zmiana konta licencyjnego to przypisanie subskrypcji do innego profilu użytkownika.

Uprawnienie przypisane do tożsamości, nie do komputera

W modelu subskrypcyjnym prawo do korzystania z programu wiąże się z konkretnym kontem, którym użytkownik loguje się w aplikacji. Zmiana konta licencyjnego polega na odłączeniu subskrypcji od dotychczasowej tożsamości i przypisaniu jej innej, na przykład po odejściu pracownika albo przy przenoszeniu prywatnie kupionego pakietu na konto służbowe.

Rozróżnić trzeba dwa rodzaje kont: prywatne konto Microsoft, którym zarządza się na stronie usług i subskrypcji, oraz konto służbowe w katalogu firmowym, gdzie licencje rozdziela administrator w panelu administracyjnym. Aplikacja zapamiętuje, którym z nich się zalogowano, i przy dwóch aktywnych tożsamościach potrafi uparcie wybierać niewłaściwą.

Ślady poprzedniego logowania w systemie

Sama zmiana po stronie usługi nie wystarcza, bo pakiet biurowy trzyma poświadczenia lokalnie. Wylogowanie wykonuje się w menu Plik, Konto, a jeżeli program dalej pokazuje poprzedniego użytkownika, resztki danych logowania usuwa się w Menedżerze poświadczeń Windows, otwieranym poleceniem control /name Microsoft.CredentialManager, oraz w gałęzi rejestru HKCU\Software\Microsoft\Office\16.0\Common\Identity. Producent udostępnia także asystenta pomocy technicznej, który przeprowadza to czyszczenie automatycznie.

Zupełnie inaczej zachowuje się licencja samego systemu operacyjnego. Wersja OEM jest trwale związana ze sprzętem, na którym pierwotnie ją aktywowano, i nie przenosi się na inny komputer, natomiast licencja detaliczna powiązana z kontem pozwala na ponowną aktywację po wymianie płyty głównej z pomocą narzędzia rozwiązywania problemów z aktywacją.

Dane pozostałe po dawnym właścicielu konta

Największe straty powstają wtedy, gdy konto zostaje skasowane, zanim ktokolwiek zajrzy do przypisanej mu przestrzeni w chmurze. Razem z nim znikają dokumenty, historia rozmów i skrzynka pocztowa, a czas na ich odzyskanie jest ograniczony. Bezpieczna kolejność wygląda odwrotnie: najpierw przekazanie zawartości innemu użytkownikowi albo eksport do pliku, potem zdjęcie licencji, na końcu likwidacja konta.

Druga pułapka dotyczy pakietów kupionych bezterminowo. Klucz produktu bywa widoczny wyłącznie po zalogowaniu na konto, na którym dokonano zakupu, więc utrata dostępu do tej skrzynki oznacza w praktyce utratę licencji. Osobno działają programy handlowe, gdzie uprawnienie wiąże się z numerem licencji i danymi firmy, a nie z adresem poczty.

Przekazanie stanowiska następcy bez utraty dokumentów

Przygotowanie komputera po zmianie osoby na stanowisku to jedno z częstszych zleceń od firm. Trzeba zdjąć stare konta z pakietu biurowego i przeglądarki, usunąć zapisane hasła, przełączyć profil chmury, a równocześnie zachować dokumenty potrzebne następcy. Robimy to razem z przeglądem samego sprzętu, bo przy okazji zwykle wychodzi zapchany kurzem układ chłodzenia i dysk bez wolnego miejsca. Klientom firmowym udostępniamy na czas takiej pracy laptopa zastępczego, żeby stanowisko nie stało puste.