Przejście na Microsoft 365

Przejście na Microsoft 365 to migracja z lokalnie instalowanego pakietu na model subskrypcyjny w chmurze.

Na czym polega przejście z pakietu lokalnego na Microsoft 365

Przejście na Microsoft 365 oznacza zmianę sposobu korzystania z aplikacji biurowych, takich jak Word, Excel, PowerPoint i Outlook. W przypadku klasycznego pakietu lokalnego program jest kupowany jako konkretna wersja i instalowany na komputerze. Microsoft 365 działa na podstawie subskrypcji przypisanej do konta użytkownika lub organizacji. W zależności od wybranego planu użytkownik otrzymuje aplikacje instalowane na komputerze, usługi dostępne przez przeglądarkę oraz przestrzeń na pliki w OneDrive. Nie jest to więc wyłącznie aktualizacja programu, ale także zmiana sposobu zarządzania licencjami, kontami i dokumentami.

Aplikacje Microsoft 365 mogą działać lokalnie na laptopie lub komputerze PC, dlatego do pracy z dokumentami nie zawsze jest potrzebne stałe połączenie z internetem. Internet jest jednak wymagany między innymi do pierwszej instalacji, aktywacji oraz okresowego potwierdzania subskrypcji. Po wygaśnięciu lub zablokowaniu licencji aplikacje przechodzą w ograniczony tryb funkcjonalny, w którym można na przykład otwierać dokumenty, ale edycja może być niedostępna. Przed migracją trzeba ustalić, które konta mają korzystać z usługi, jakie aplikacje są potrzebne i czy obecne komputery spełniają wymagania systemowe wybranego planu.

Inwentaryzacja programów, kont i plików przed migracją

Bezpieczna migracja zaczyna się od spisu używanych aplikacji i dokumentów. Należy sprawdzić wersję systemu Windows, architekturę 32- lub 64-bitową, wolne miejsce na dysku oraz stan istniejącej instalacji pakietu Office. Warto również zanotować lokalizacje plików zapisanych w folderach Dokumenty, Pulpit, Pobrane, na dodatkowych partycjach, dyskach USB i udziałach sieciowych. Szczególnej uwagi wymagają archiwa programu Outlook w formacie PST, szablony Worda, skoroszyty Excela z makrami VBA, dodatki COM oraz dokumenty korzystające z niestandardowych czcionek lub starszych formatów plików.

Przed rozpoczęciem należy uporządkować konta użytkowników. Konto Microsoft używane prywatnie i konto służbowe Microsoft 365 to odrębne tożsamości, nawet jeśli wykorzystują ten sam adres poczty. Błędne zalogowanie może spowodować aktywację aplikacji na niewłaściwym koncie albo zapis plików w innym magazynie OneDrive. Trzeba także sprawdzić, czy adresy pocztowe, kontakty, kalendarze i reguły Outlooka mają zostać przeniesione. Samo zainstalowanie nowych aplikacji nie kopiuje automatycznie wszystkich danych z poprzedniego profilu.

Instalacja aplikacji i przenoszenie dokumentów do chmury

Po wyborze planu Microsoft 365 instalację wykonuje się z konta, któremu przypisano odpowiednią licencję, albo przy użyciu narzędzi administracyjnych przeznaczonych do wdrożeń organizacyjnych. Przed instalacją warto usunąć niepotrzebne, uszkodzone lub niekompatybilne składniki starszego pakietu, ponieważ równoległe instalacje różnych edycji Office mogą powodować konflikty aktywacji i skojarzeń plików. Po instalacji należy uruchomić Worda lub inną aplikację, zalogować się właściwym kontem i sprawdzić w obszarze konta, czy subskrypcja została rozpoznana.

Pliki można pozostawić lokalnie albo przenieść do OneDrive, a w środowisku zespołowym także do witryny SharePoint powiązanej z odpowiednią usługą. Synchronizacja OneDrive tworzy lokalny folder, którego zawartość jest powiązana z magazynem internetowym. Ikony synchronizacji pokazują między innymi, czy plik jest dostępny lokalnie, tylko online albo oczekuje na przesłanie. Podczas kopiowania należy zachować strukturę katalogów, sprawdzić nazwy zawierające niedozwolone znaki i zweryfikować dokumenty po zakończeniu synchronizacji. Nie należy traktować synchronizacji jako jedynej kopii zapasowej, ponieważ usunięcie lub nadpisanie pliku może zostać zsynchronizowane z innymi urządzeniami.

Po migracji trzeba przeprowadzić test praktyczny. Należy otworzyć najważniejsze dokumenty w Wordzie i Excelu, sprawdzić makra, formuły, drukowanie, eksport do PDF oraz dostęp do plików bez połączenia z internetem. W Outlooku warto zweryfikować wysyłanie i odbieranie wiadomości, kalendarz, podpisy i reguły. Microsoft 365 aktualizuje aplikacje cyklicznie, dlatego starsze dodatki lub sterowniki drukarek mogą wymagać aktualizacji albo zastąpienia nowszym rozwiązaniem.

Wsparcie komputera po zmianie pakietu biurowego

Po przejściu na Microsoft 365 problemy mogą wynikać zarówno z samej aplikacji, jak i z profilu użytkownika, aktywacji, synchronizacji OneDrive, ustawień domyślnych programów lub ograniczonego miejsca na dysku. Diagnostyka powinna obejmować stan systemu Windows, usług uruchamianych przy logowaniu, połączenie sieciowe, komunikaty aktywacji oraz poprawność profilu Outlooka. Przy podejrzeniu uszkodzenia instalacji można użyć funkcji naprawy pakietu Office dostępnej w ustawieniach zainstalowanych aplikacji, a następnie ponownie sprawdzić logowanie i działanie plików.

Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów, komputerów PC i ich podzespołów, a w ramach przygotowania stanowiska może także pomóc w uporządkowaniu instalacji aplikacji biurowych, konfiguracji konta Microsoft 365 oraz sprawdzeniu, czy dokumenty i programy działają prawidłowo po migracji.