Przekształcanie tabeli na tekst

Przekształcanie tabeli na tekst to zamiana struktury komórek na akapity oddzielone wybranym separatorem.

Na czym polega zamiana tabeli na tekst

Przekształcanie tabeli na tekst polega na usunięciu układu wierszy, kolumn, obramowań i komórek oraz zapisaniu zawartości w postaci zwykłych znaków. Każda komórka zostaje połączona z kolejną przy użyciu wybranego separatora, a zakończenie wiersza tabeli jest zwykle zamieniane na znak końca akapitu albo inny znak rozdzielający rekordy. W efekcie dane nie są już przechowywane jako element tabelaryczny, lecz jako ciąg tekstu, który można edytować tak samo jak pozostałą treść dokumentu.

Separator określa, jak użytkownik będzie rozpoznawał granice pierwotnych komórek. Może nim być znak tabulacji, przecinek, średnik, spacja albo inny pojedynczy znak. Wybór powinien zależeć od zawartości tabeli. Jeżeli komórki zawierają przecinki, użycie przecinka jako separatora utrudnia późniejsze odtworzenie kolumn. Przy danych przeznaczonych do arkusza kalkulacyjnego często stosuje się tabulatory, natomiast przy prostym tekście ciągłym użyteczne mogą być średniki lub znaki interpunkcyjne.

Separatory, akapity i kolejność danych

Podczas operacji program przechodzi przez komórki zgodnie z ich kolejnością w tabeli, zazwyczaj od lewej do prawej w pierwszym wierszu, a następnie przechodzi do kolejnego wiersza. Zawartość komórki nie zmienia się automatycznie na opisową etykietę, dlatego po zamianie tekst zachowuje przede wszystkim kolejność znaków. Informacja o tym, że dana wartość znajdowała się w kolumnie „Cena”, nie będzie dostępna, jeśli nazwa kolumny nie była osobnym wierszem tabeli albo nie zostanie dopisana do tekstu przed konwersją.

Wiersze tabeli mogą być rozdzielane akapitami, znakami nowego wiersza lub innym separatorem wybranym w oknie operacji. To rozróżnienie ma znaczenie przy dalszej obróbce. Znak tabulacji pozostaje częścią tekstu i może służyć do rozdzielania pól, ale nie tworzy już kolumn o stałej szerokości. Z kolei znak końca akapitu może powodować powstanie wielu niezależnych akapitów, co wpływa na numerowanie, formatowanie, wyszukiwanie i eksport dokumentu.

Co dzieje się z formatowaniem i nietypową zawartością

Konwersja tabeli do tekstu usuwa cechy zależne od struktury tabeli, w tym szerokość kolumn, wysokość wierszy, scalanie komórek, obramowania, cieniowanie oraz położenie tekstu względem krawędzi komórki. Sam tekst może zachować część lokalnego formatowania, na przykład pogrubienie lub kursywę, ale zależy to od używanego edytora i formatu dokumentu. Nie należy zakładać, że po operacji pozostaną ustawienia wyrównania, odstępy wewnętrzne komórek albo reguły automatycznego dopasowania szerokości.

Szczególnej uwagi wymagają komórki scalone, puste oraz zawierające kilka akapitów. Pusta komórka może zostać odwzorowana jako dwa separatory występujące obok siebie, dzięki czemu zachowana jest jej pozycja, ale w zwykłym tekście może być trudniejsza do zauważenia. Komórka z kilkoma akapitami może wprowadzić dodatkowe znaki końca wiersza, przez co późniejszy import do arkusza lub programu bazodanowego odczyta dane jako więcej rekordów. Przed konwersją warto skopiować dokument albo zapisać wersję źródłową, ponieważ po usunięciu struktury tabeli jej dokładne odtworzenie może wymagać ręcznej pracy.

Przygotowanie dokumentu do dalszej edycji lub importu

Przed wykonaniem zamiany należy ustalić, do czego tekst będzie używany. Jeśli ma być czytany przez człowieka, można zastosować separator widoczny w treści, na przykład średnik lub dwukropek, i rozdzielić rekordy akapitami. Jeśli tekst ma zostać ponownie podzielony na pola, trzeba wybrać znak, który nie występuje w wartościach, albo wcześniej zmienić problematyczne znaki w komórkach. Przy eksporcie do pliku CSV sam wybór separatora nie rozwiązuje wszystkich problemów: wartości zawierające separator, cudzysłowy lub znaki nowego wiersza wymagają prawidłowego cytowania zgodnie z regułami używanego programu.

Po konwersji należy sprawdzić pierwszy, środkowy i ostatni rekord, a także wiersze z pustymi polami, polskimi znakami, liczbami dziesiętnymi i dłuższymi opisami. Kontrola pozwala wykryć przesunięcie pól, zniknięcie pustych kolumn albo niezamierzone rozbicie jednego rekordu na kilka akapitów. W przypadku zwykłych dokumentów biurowych Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów, komputerów PC oraz ich podzespołów, a także może pomóc w sprawdzeniu problemów z edycją i konwersją dokumentów na używanym komputerze.