RFC 3834 – autorespondery

RFC 3834 zawiera wytyczne dotyczące automatycznych odpowiedzi, m.in. unikania pętli między autoresponderami.

RFC 3834 i rola nagłówka Auto-Submitted

RFC 3834, zatytułowany „Recommendations for Automatic Responses to Electronic Mail”, jest dokumentem IETF opublikowanym w sierpniu 2004 roku jako Proposed Standard. Opisuje zalecane zachowanie programów, które automatycznie odpowiadają na wiadomości poczty elektronicznej. Dotyczy między innymi powiadomień o nieobecności, komunikatów „out of office” i „vacation”, automatycznych usług odpowiadających na zapytania oraz filtrów pocztowych generujących odpowiedź po przetworzeniu wiadomości. Dokument nie definiuje jednego programu ani konkretnego serwera pocztowego, lecz porządkuje sposób działania całej klasy autoresponderów używanych w poczcie internetowej.

Jednym z najważniejszych elementów RFC 3834 jest nagłówek Auto-Submitted. Program wysyłający automatyczną odpowiedź powinien umieścić go w wiadomości wychodzącej z wartością inną niż no. W praktyce wartość auto-replied sygnalizuje automatyczną odpowiedź, na przykład komunikat o urlopie, natomiast auto-generated opisuje wiadomość wygenerowaną automatycznie w innym celu. Program odbierający pocztę może dzięki temu rozpoznać, że wiadomość nie została napisana ręcznie przez użytkownika.

Jak RFC 3834 ogranicza pętle między autoresponderami

Autoresponder nie powinien wysyłać odpowiedzi na każdą otrzymaną wiadomość bez sprawdzenia jej charakteru. RFC 3834 zaleca, aby automatyczna odpowiedź nie była generowana po otrzymaniu wiadomości zawierającej nagłówek Auto-Submitted z wartością inną niż no. Jeżeli dwa systemy odpowiadałyby na siebie nawzajem, każdy kolejny komunikat mógłby uruchamiać następną odpowiedź. Powstaje wtedy pętla pocztowa, określana w dokumencie także jako „sorcerer's apprentice mode”.

Oprócz rozpoznawania automatycznych wiadomości program powinien stosować ograniczenia częstotliwości. Dla osobistych i grupowych powiadomień o niezdolności do odczytania lub obsługi poczty RFC 3834 zaleca, aby ten sam nadawca nie otrzymywał identycznej odpowiedzi częściej niż raz w ciągu kilku dni. Jako domyślny okres podano 7 dni. Autoresponder powinien również unikać odpowiadania na wiadomości kierowane do list dyskusyjnych, wiadomości masowe oraz komunikaty, w przypadku których automatyczna odpowiedź byłaby bezużyteczna albo mogłaby obciążyć cudzy system pocztowy.

Adresat, rodzaj komunikatu i zakres zastosowania

RFC 3834 rozróżnia kilka rodzajów automatycznych odpowiedzi, ponieważ nie każda wiadomość generowana przez pocztę ma ten sam cel. Powiadomienia o niedostarczeniu wiadomości, znane jako Delivery Status Notifications, są opisane w RFC 3464. Z kolei Message Disposition Notifications, czyli potwierdzenia dyspozycji lub przetworzenia wiadomości, opisuje RFC 3798. RFC 3834 odnosi się do tych mechanizmów pomocniczo, ale jego głównym przedmiotem są autorespondery reagujące na przychodzącą korespondencję, takie jak powiadomienia o nieobecności.

Ważny jest także wybór adresu, na który zostanie wysłana odpowiedź. Automatyczny system nie powinien bezrefleksyjnie traktować pola From jako jedynego źródła adresu zwrotnego, ponieważ może ono wskazywać adres nadawcy prezentowany odbiorcy, a nie adres przeznaczony do obsługi odpowiedzi. W zależności od rodzaju wiadomości i sposobu jej dostarczenia znaczenie mogą mieć dane koperty SMTP oraz nagłówki wskazujące adres do odpowiedzi. Błędny wybór adresata może spowodować wysłanie komunikatu do listy, systemu automatycznego albo osoby, która nie oczekiwała żadnej odpowiedzi.

Kontrola autorespondera na laptopie i komputerze PC

W praktyce zgodność z zaleceniami RFC 3834 zależy od konkretnego klienta pocztowego, usługi pocztowej lub reguły działającej po stronie serwera. Przy diagnozowaniu problemu należy sprawdzić pełne nagłówki wiadomości, zwłaszcza obecność Auto-Submitted, liczbę wysłanych odpowiedzi do tego samego adresata oraz warunki reguły uruchamiającej autoresponder. Przydatne jest także ustalenie, czy odpowiedź powstaje w programie pocztowym na komputerze, w przeglądarce, czy w usłudze działającej niezależnie od włączonego laptopa. Sam brak widocznego komunikatu w folderze „Wysłane” nie dowodzi, że odpowiedź nie została wygenerowana.

Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów, komputerów PC i podzespołów, a w ramach diagnostyki może sprawdzić działanie klienta pocztowego, reguły automatycznych odpowiedzi oraz poprawność konfiguracji lokalnego oprogramowania. Przydatnym materiałem jest przykładowa wiadomość wraz z pełnymi nagłówkami, informacja o czasie wystąpienia problemu i opis tego, czy odpowiedzi tworzą pojedyncze powiadomienia, czy powtarzającą się serię. Takie dane pozwalają odróżnić błąd programu od prawidłowego zadziałania ograniczeń przeciwko pętlom i wielokrotnemu odpowiadaniu.