RFC 3834 (Autoresponse)

RFC 3834 opisuje zasady generowania automatycznych odpowiedzi na wiadomości e-mail.

Obowiązki poprawnie działającego autorespondera

Dokument opisuje zachowanie programów odpowiadających automatycznie: powiadomień o nieobecności, potwierdzeń przyjęcia zgłoszenia, komunikatów o zmianie adresu. Podstawowa reguła mówi, że odpowiedź kieruje się na adres z koperty SMTP, czyli ścieżkę zwrotną, a nie na pole From ani Reply-To. Jeżeli ścieżka zwrotna jest pusta, oznaczana zapisem nawiasów ostrych bez treści, odpowiadać nie wolno w ogóle — to sygnał, że nadeszła wiadomość systemowa.

Druga reguła to jednokrotność: temu samemu nadawcy odpowiada się raz na dłuższy okres, zwykle kilka dni, a nie po każdej wiadomości. Trzecia to obowiązek oznaczenia własnej odpowiedzi nagłówkiem Auto-Submitted o wartości auto-replied, dzięki czemu program po drugiej stronie wie, że nie ma z kim rozmawiać.

Sygnały nakazujące milczenie

Autoresponder musi rozpoznać wiadomości, na które odpowiadać nie należy. Należą do nich przesyłki z listy dyskusyjnej, rozpoznawane po rodzinie nagłówków List-Id, List-Unsubscribe i pokrewnych, korespondencja masowa oznaczona nagłówkiem Precedence o wartości bulk lub junk, a także wszystko, co samo nosi już oznaczenie automatycznego pochodzenia. Zignorowanie tych reguł kończy się wysypem odpowiedzi na listę firmową i szybką reakcją jej moderatora.

W praktyce mechanizm bywa realizowany na dwóch poziomach. W Outlooku podpiętym do Exchange działa wbudowana funkcja automatycznych odpowiedzi, ustawiana osobno dla nadawców z firmy i spoza niej, wraz z zakresem dat. Na serwerach pocztowych z filtrowaniem Sieve odpowiednikiem jest polecenie vacation z parametrem określającym odstęp w dniach. Istotna różnica: konfiguracja serwerowa działa nawet przy wyłączonym komputerze, natomiast reguła zbudowana w kliencie bez Exchange wymaga uruchomionego programu.

Pętle, backscatter i przyznanie się do istnienia

Klasyczna awaria to dwa autorespondery odpowiadające sobie nawzajem, aż jedna ze skrzynek przekroczy limit. Zapobiegają temu właśnie nagłówki oznaczające automatyczne pochodzenie i limit jednej odpowiedzi na adres. Drugi problem, poważniejszy z punktu widzenia bezpieczeństwa, to potwierdzanie żywotności skrzynki. Autoresponder odpowiadający na spam informuje nadawcę, że adres jest obsługiwany przez człowieka, przez co skrzynka trafia na cenniejsze listy wysyłkowe.

Bywa też, że odpowiedzi wracają na sfałszowany adres nadawcy, obciążając reputację domeny firmy. Dlatego autoresponder powinien stać za filtrem antyspamowym, nie przed nim.

Wdrożenie automatycznych odpowiedzi bez skutków ubocznych

Konfigurujemy takie mechanizmy najczęściej przy skrzynkach zbiorczych typu biuro albo zamowienia, gdzie klient ma dostać natychmiastowe potwierdzenie przyjęcia sprawy. Ustawiamy odpowiedź po stronie serwera, nie w programie na komputerze, wyłączamy reakcję na wiadomości masowe i sprawdzamy, czy sama odpowiedź nie ląduje w spamie u odbiorcy. Przy okazji porządkujemy przekierowania, bo w firmach z długim stażem zwykle działa kilka zapomnianych reguł ustawionych przez byłych pracowników.