Styl akapitu

Styl akapitu to zestaw ustawień formatowania stosowany do całego bloku tekstu.

Zbiór ustawień pod nazwą, nie pojedyncze kliknięcie

Styl akapitu przechowuje komplet parametrów: krój i stopień pisma, kolor, wyrównanie, wcięcia z lewej i prawej, wcięcie pierwszego wiersza, odstępy przed akapitem i po nim, interlinię, tabulatory, obramowania oraz reguły łamania — utrzymanie z następnym akapitem, zakaz dzielenia akapitu między strony i kontrolę wdów i sierot. Dochodzi do tego poziom konspektu, decydujący o tym, czy akapit pojawi się w spisie treści i w okienku nawigacji.

Style tworzą hierarchię: każdy może być oparty na innym, a na szczycie stoi styl podstawowy dokumentu. Zmiana kroju pisma w stylu bazowym przenosi się na wszystkie style pochodne, które nie mają własnego nadpisania — to najszybszy sposób przeformatowania stukilkudziesięciostronicowego dokumentu jednym ruchem. W pliku docx definicje siedzą w składniku styles.xml, a domyślne ustawienia nowych dokumentów w szablonie Normal.dotm.

Styl kontra formatowanie bezpośrednie

Ten sam wygląd można uzyskać dwiema drogami i różnica ujawnia się dopiero przy pracy nad długim tekstem. Formatowanie bezpośrednie, czyli ręczne ustawianie parametrów na zaznaczeniu, ma wyższy priorytet niż styl i przesłania go — dlatego zmiana definicji stylu nie działa na akapitach, które ktoś wcześniej poprawił ręcznie. Czyści się je skrótem Ctrl+Q dla ustawień akapitu i Ctrl+Spacja dla znakowych. Panel stylów otwiera Ctrl+Alt+Shift+S, a nagłówki poziomów przypisuje się skrótami Ctrl+Alt+1, Ctrl+Alt+2 i Ctrl+Alt+3.

Konsekwentne style dają trzy rzeczy, których nie da się osiągnąć inaczej: automatyczny spis treści, nawigację po dokumencie oraz poprawną strukturę po eksporcie do PDF, potrzebną czytnikom ekranu.

Objawy dokumentu ze zdemolowanymi stylami

Klasyczny obraz to dokument sklejony z fragmentów przysyłanych przez kilka osób: na liście stylów pojawiają się pozycje z dopiskiem o numerze porządkowym, kilkanaście odmian tego samego nagłówka i style o nazwach przeniesionych z cudzych szablonów. Word potrafi wtedy przy każdym wklejeniu tworzyć kolejny wariant, aż plik zaczyna otwierać się kilkanaście sekund. Drugi objaw to rozjeżdżający się spis treści, w którym brakuje rozdziałów — bo ich akapity mają wygląd nagłówka nadany ręcznie, ale poziom konspektu ustawiony na tekst podstawowy. Trzeci to samoczynna zmiana formatowania podczas pisania, wynikająca z zaznaczonej opcji automatycznego aktualizowania stylu na podstawie zaznaczenia; wyłącza się ją w oknie modyfikacji stylu. Przy wklejaniu warto pilnować, którą opcję scalania formatowania wybiera edytor.

Uzdrawianie długich dokumentów firmowych

Umowy, instrukcje i oferty budowane latami metodą kopiuj–wklej to jedne z częstszych zgłoszeń. Przebudowujemy w nich warstwę stylów, usuwamy nadmiarowe definicje, przywracamy działanie spisów i numeracji oraz przygotowujemy czysty szablon, na którym da się dalej pracować bez powielania bałaganu.