Tworzenie funkcji użytkownika (UDF)

Tworzenie funkcji użytkownika (UDF) to definiowanie własnych obliczeń wielokrotnego użytku w arkuszu.

Na czym polega funkcja użytkownika

Funkcja użytkownika, określana skrótem UDF od angielskiego User-Defined Function, jest własnym elementem arkusza służącym do wielokrotnego wykonywania określonych obliczeń. Zamiast wpisywać ten sam złożony wzór w wielu miejscach, użytkownik definiuje funkcję przyjmującą argumenty, przetwarzającą je według ustalonej logiki i zwracającą wynik do komórki. Argumentem może być pojedyncza liczba, tekst, data, wartość logiczna, odwołanie do komórki albo zakres danych, zależnie od możliwości konkretnego programu.

UDF nie jest osobnym typem danych ani kopią istniejącej funkcji wbudowanej. To nazwany fragment logiki, który można wywoływać podobnie jak funkcje takie jak SUMA, JEŻELI czy ŚREDNIA. Przykładowo funkcja obliczająca cenę brutto może przyjmować cenę netto i stawkę podatku, a następnie zwracać wynik według jednego, centralnie zdefiniowanego wzoru. Zmiana implementacji funkcji aktualizuje sposób obliczeń we wszystkich formułach, które jej używają.

Definiowanie logiki i argumentów

Projektowanie UDF zaczyna się od określenia wejścia, wyniku oraz reguł obsługi niepoprawnych danych. Należy ustalić, czy funkcja przyjmuje liczby dodatnie, jak traktuje pustą komórkę, co zwraca dla tekstu zamiast liczby oraz czy błędne dane mają powodować błąd arkusza, czy określoną wartość zastępczą. Takie zasady są częścią interfejsu funkcji, dlatego powinny być spójne w każdym miejscu jej użycia.

W programie Microsoft Excel funkcję użytkownika można utworzyć w języku VBA jako procedurę typu Function, zwykle umieszczoną w standardowym module skoroszytu. Funkcja może otrzymywać parametry i zwracać wartość przez przypisanie wyniku do własnej nazwy. Nowsze wersje Excela udostępniają także funkcję LAMBDA, która pozwala definiować własne funkcje bez pisania makra VBA. Taką funkcję można zapisać w Menedżerze nazw i następnie wywoływać w formułach arkusza przy użyciu nadanej nazwy.

Przeliczanie, zależności i ograniczenia

Podczas obliczania arkusza program analizuje zależności między formułami i danymi wejściowymi. Jeżeli komórka zawierająca UDF zależy od zmienionej wartości, funkcja może zostać ponownie wywołana podczas przeliczania skoroszytu. Z tego powodu funkcja powinna mieć jasno określone dane wejściowe i zwracać wynik wynikający z tych danych. Funkcje odwołujące się do ukrytego stanu, bieżącego czasu, losowości albo zewnętrznych zasobów mogą dawać wyniki trudniejsze do przewidzenia i mogą być przeliczane inaczej niż funkcje czysto obliczeniowe.

UDF może zwracać pojedynczą wartość albo, jeśli obsługuje to używany silnik arkusza, tablicę wyników rozlewającą się na sąsiednie komórki. Trzeba jednak odróżnić funkcję obliczeniową od makra wykonującego działania uboczne. Formuła powinna przede wszystkim obliczać i zwracać wynik, natomiast operacje takie jak zmiana zawartości innych komórek, formatowanie arkusza czy zapis pliku podlegają ograniczeniom środowiska i zwykle wymagają osobnego mechanizmu automatyzacji. W Arkuszach Google funkcje niestandardowe tworzone w Apps Script również służą do zwracania wartości na podstawie parametrów formuły, ale nie są przeznaczone do dowolnego modyfikowania całego skoroszytu podczas obliczeń.

UDF w praktyce serwisowej i biurowej

Funkcje użytkownika są przydatne w arkuszach wykorzystywanych do kosztorysów napraw, ewidencji podzespołów, wycen robocizny i zestawień diagnostycznych. Można dzięki nim ujednolicić obliczanie ceny usługi, czasu pracy, rabatu, marży albo klasyfikacji zgłoszenia. Przed wdrożeniem warto sprawdzić funkcję na danych typowych, granicznych i błędnych, a także porównać jej wynik z niezależnie obliczoną wartością. Należy również dokumentować kolejność argumentów, jednostki oraz oczekiwany typ wyniku.

Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów, komputerów PC i podzespołów, dlatego w arkuszach używanych do obsługi takich zgłoszeń prawidłowo zaprojektowane UDF może ograniczyć powtarzanie skomplikowanych formuł i ułatwić zachowanie jednolitych obliczeń. Przy problemach z działaniem funkcji trzeba sprawdzić nazwę wywołania, liczbę i kolejność argumentów, typy danych, zakresy odwołań oraz to, czy plik został otwarty w programie obsługującym użyty mechanizm, na przykład VBA, LAMBDA albo skrypt niestandardowy.