Usuwanie niezgodnych elementów

Usuwanie niezgodnych elementów to czyszczenie dokumentu z funkcji nieobsługiwanych przez docelowy format.

Na czym polega usuwanie niezgodnych elementów dokumentu

Usuwanie niezgodnych elementów to przygotowanie pliku do zapisania lub otwarcia w innym formacie bez funkcji, których format docelowy nie potrafi przechować. Problem pojawia się między innymi podczas konwersji dokumentu edytora tekstu do PDF, HTML, TXT, starszej wersji formatu biurowego albo pliku przeznaczonego do otwarcia w innym programie. Dokument może zawierać style, pola automatyczne, komentarze, śledzenie zmian, makra, obiekty osadzone, niestandardowe czcionki i elementy graficzne, które nie mają bezpośredniego odpowiednika w formacie docelowym.

Proces nie polega na przypadkowym kasowaniu treści. Najpierw ustala się, jaki ma być rezultat: zachowanie wyglądu wydruku, możliwość dalszej edycji, zmniejszenie rozmiaru pliku albo zgodność z konkretnym programem. Następnie wybiera się elementy, które można bezpiecznie spłaszczyć, zastąpić prostszą postacią lub usunąć. Przykładem jest zamiana dynamicznego pola daty na zwykły tekst, konwersja złożonego obiektu graficznego do obrazu PNG albo usunięcie komentarzy, gdy dokument ma zostać przekazany jako finalna wersja do druku.

Elementy często tracące działanie po konwersji

Najczęściej ograniczenia dotyczą funkcji zależnych od konkretnego edytora. Śledzenie zmian i komentarze mogą zostać usunięte przy tworzeniu wersji publikacyjnej, ponieważ PDF zachowuje przede wszystkim układ strony, a nie pełną strukturę edytowalnego dokumentu. Makra zapisane w języku VBA nie działają w zwykłym pliku PDF ani w formacie TXT. Przy zapisie do tekstu prostego znikają style, kolumny, tabele, obrazy, podziały stron oraz informacje o kroju i rozmiarze czcionki.

Problemy mogą wystąpić również przy tabelach i formułach. Tabela z komórkami scalonymi, zawijaniem tekstu i niestandardowym obramowaniem może zmienić układ po otwarciu w innym programie. Formuła arkusza kalkulacyjnego może zostać zastąpiona obliczoną wartością, jeśli format docelowy nie przechowuje formuł. Osadzone pliki, wykresy, obiekty OLE i elementy 3D bywają zamieniane na statyczny obraz albo pomijane. Zanim element zostanie usunięty, trzeba sprawdzić, czy użytkownik potrzebuje jego funkcji, czy tylko widocznego rezultatu.

Kontrola układu, czcionek i treści po zapisaniu

Po usunięciu niezgodnych funkcji dokument należy ponownie otworzyć w programie, dla którego został przygotowany. Trzeba sprawdzić nagłówki i stopki, numerację stron, przypisy, tabele, listy wielopoziomowe, znaki specjalne oraz położenie ilustracji. Szczególnej uwagi wymagają czcionki. Jeżeli użyty krój nie jest dostępny na komputerze odbiorcy, program może zastosować zamiennik o innej szerokości znaków, co zmienia łamanie wierszy i liczbę stron. W pliku PDF można ograniczyć ten problem przez osadzenie użytych czcionek, o ile licencja danego kroju na to pozwala.

Weryfikacja powinna obejmować także tekst niewidoczny na pierwszy rzut oka. Należy wyszukać ukryte komentarze, pozostałości śledzenia zmian, puste pola, błędne odwołania do obrazów oraz uszkodzone hiperłącza. Przy dokumencie przeznaczonym do druku warto wykonać podgląd każdej strony i sprawdzić obszar marginesów, cięcia oraz jakość grafik. Przy dokumencie przeznaczonym do dalszej edycji należy zachować kopię źródłową w pierwotnym formacie, ponieważ usunięcie funkcji lub zastąpienie obiektu obrazem może być nieodwracalne.

Przygotowanie pliku do dalszej pracy w serwisie komputerowym

W przypadku problemów z konwersją warto ustalić, w jakim programie utworzono dokument, do jakiego formatu ma zostać zapisany i jaki element powoduje błąd. Pomocne jest zapisanie kopii pod nową nazwą, wyłączenie dodatków edytora oraz sprawdzenie pliku na innym komputerze. Jeżeli dokument otwiera się nieprawidłowo, można przetestować jego kopię po usunięciu osadzonych obiektów, nietypowych czcionek lub uszkodzonych grafik. Nie należy nadpisywać jedynego pliku źródłowego przed zakończeniem kontroli.

Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów, komputerów PC i podzespołów, a w ramach diagnostyki może także pomóc ustalić, czy problem z dokumentem wynika z programu, formatu pliku, brakujących czcionek lub uszkodzonego systemu. Przygotowanie zgodnej kopii dokumentu obejmuje wtedy rozpoznanie używanego oprogramowania, wykonanie kopii zapasowej, konwersję do ustalonego formatu oraz sprawdzenie wyglądu i działania pliku po zapisaniu.