Usuwanie multimediów

Usuwanie multimediów to skasowanie osadzonych materiałów audio i wideo z dokumentu.

Osadzenie kontra odwołanie do pliku

Materiał audio lub wideo trafia do dokumentu na dwa sposoby, a różnica decyduje o tym, co właściwie usuwamy. Wstawienie z opcji wskazującej plik na dysku osadza całą jego zawartość wewnątrz dokumentu — prezentacja z trzyminutowym filmem potrafi wtedy urosnąć do kilkuset megabajtów. Wstawienie jako łącze zostawia w pliku wyłącznie ścieżkę, przez co dokument pozostaje lekki, ale u odbiorcy w miejscu filmu pojawia się czarny prostokąt z komunikatem o braku źródła.

Skasowanie obiektu sprowadza się do zaznaczenia jego ramki i naciśnięcia klawisza Delete, jednak dopiero ponowny zapis pliku faktycznie zmniejsza jego rozmiar. Do wyrzucenia dźwięku przypiętego do przejścia między slajdami sam Delete nie wystarczy — trzeba wejść w ustawienia przejścia i przestawić dźwięk na brak.

Co naprawdę zostaje w środku pliku

Nowoczesne formaty pakietu biurowego są archiwami ZIP. Po zmianie rozszerzenia na .zip i otwarciu archiwum widać katalog media z kompletem osadzonych materiałów, a obok pliki relacji opisujące, gdzie każdy z nich jest używany. To dobry sposób na sprawdzenie, czy plik naprawdę schudł, a przy okazji na wyciągnięcie filmu, którego oryginał zginął z dysku.

Prezentacja ma dodatkowo funkcję kompresji multimediów w informacjach o pliku, pozwalającą przekodować osadzone materiały do niższej jakości bez ich usuwania. Warto z niej korzystać, zanim skasuje się treść merytoryczną — często wystarczy zejść z jakości pełnej do standardowej, żeby plik zmieścił się w limicie załącznika.

Ukryte pozostałości i problemy z odtwarzaniem

Usunięcie widocznego obiektu nie czyści metadanych dokumentu. Nazwiska autorów, komentarze, wcześniejsze wersje slajdów i ścieżki do katalogów sieciowych zostają, dopóki nie uruchomi się inspekcji dokumentu z sekcji wyszukiwania problemów. Przy materiałach przekazywanych na zewnątrz to bywa istotniejsze niż sam rozmiar pliku.

Drugi typowy kłopot to film, który u autora działa, a na innej maszynie nie. Przyczyną bywa kodek: pakiet biurowy opiera się na dekoderach zainstalowanych w systemie, więc materiał w starszym formacie potrafi milczeć na świeżo postawionym Windows. Bezpiecznym wyborem pozostaje kontener MP4 z obrazem w H.264 i dźwiękiem AAC, obsługiwany bez dokładania czegokolwiek. Trzecia pułapka dotyczy plików łączonych — przeniesienie prezentacji na pendrive bez katalogu z filmami zrywa wszystkie odwołania.

Odchudzanie i ratowanie materiałów szkoleniowych

Najczęściej trafiają do nas prezentacje i dokumentacje, których nie da się nikomu wysłać ani otworzyć na słabszym laptopie, bo ważą kilkaset megabajtów i zawieszają pakiet biurowy przy przewijaniu. Rozdzielamy wtedy materiały wideo od treści, przekodowujemy je do rozsądnego formatu i odbudowujemy powiązania, żeby prezentacja działała także z pamięci przenośnej. Zajmujemy się również odzyskiwaniem takich plików z uszkodzonych nośników oraz doborem sprzętu, gdy okazuje się, że problemem nie jest dokument, tylko dwa gigabajty pamięci w kilkuletniej maszynie.