Usuwanie metadanych

Usuwanie metadanych to czyszczenie informacji o autorze i historii dokumentu przed jego udostępnieniem.

Jakie informacje tworzą metadane pliku

Metadane to dane zapisane w pliku obok jego właściwej treści. W dokumencie tekstowym mogą obejmować między innymi nazwę autora, nazwę organizacji, datę utworzenia, datę ostatniej modyfikacji, nazwę programu użytego do edycji oraz komentarze i informacje o śledzeniu zmian. W arkuszach kalkulacyjnych dodatkowo występują właściwości skoroszytu, nazwy arkuszy, ukryte arkusze, komentarze do komórek i definicje połączeń z zewnętrznymi źródłami danych. W prezentacjach metadane mogą znajdować się zarówno we właściwościach pliku, jak i w notatkach prelegenta, komentarzach oraz elementach pozostawionych poza widocznym obszarem slajdu.

Zakres metadanych zależy od formatu. Pliki pakietu Microsoft Office, takie jak DOCX, XLSX i PPTX, są archiwami ZIP zawierającymi dokument XML oraz dodatkowe części opisujące właściwości pakietu. Dokument PDF może przechowywać między innymi tytuł, autora, temat, słowa kluczowe, datę utworzenia, datę modyfikacji, nazwę aplikacji oraz informacje o użytych czcionkach. Zdjęcia zapisane jako JPEG lub TIFF często zawierają znaczniki EXIF, w których mogą znajdować się model aparatu, parametry ekspozycji, data wykonania, orientacja obrazu, a w niektórych przypadkach także współrzędne GPS. Samo usunięcie nazwy pliku nie usuwa tych informacji.

Usuwanie właściwości, komentarzy i śladów edycji

Bezpieczne czyszczenie dokumentu powinno obejmować nie tylko pole autora. W plikach edytowanych zespołowo należy sprawdzić komentarze, poprawki i historię zmian, ponieważ mogą ujawniać wcześniejsze wersje zdań, nazwiska osób pracujących nad plikiem albo informacje usunięte z finalnego widoku. W programie Microsoft Word funkcja Inspektora dokumentów pozwala wyszukać między innymi komentarze, poprawki, właściwości dokumentu, dane XML, nagłówki, stopki i ukrytą zawartość. Po znalezieniu elementów użytkownik może usunąć je przed zapisaniem kopii przeznaczonej do udostępnienia.

W arkuszu kalkulacyjnym trzeba zweryfikować również ukryte wiersze, kolumny i arkusze, komentarze, nazwane zakresy, formuły odwołujące się do plików zewnętrznych oraz zapisane połączenia danych. Ukrycie arkusza nie jest równoznaczne z jego usunięciem, a odbiorca może go ponownie wyświetlić. W prezentacji warto sprawdzić notatki prelegenta, komentarze, osadzone obiekty oraz slajdy ukryte przed pokazem. Po czyszczeniu należy otworzyć wynikowy plik w niezależnym programie i skontrolować, czy dokument nadal poprawnie się wyświetla, ponieważ usunięcie elementów pomocniczych może zmienić działanie formularzy, odwołań lub makr.

Czyszczenie metadanych zdjęć i dokumentów PDF

W przypadku fotografii najczęściej analizuje się dane EXIF. Mogą one wskazywać między innymi dokładny czas wykonania zdjęcia, orientację, ogniskową, czas naświetlania, wartość przysłony, czułość ISO i model urządzenia. Jeżeli aparat lub telefon zapisał lokalizację, metadane mogą zawierać szerokość i długość geograficzną. Usunięcie EXIF nie zmienia zwykle zawartości pikseli obrazu, ale sposób zapisu zależy od użytego programu. Po operacji warto sprawdzić kopię pliku w narzędziu odczytującym metadane, a także upewnić się, że serwis publikujący zdjęcie nie tworzy własnej kopii z dodatkowymi informacjami.

W PDF należy rozróżnić metadane opisowe od treści wizualnie niewidocznej. Zwykła zmiana pól autora i tytułu nie usuwa tekstu znajdującego się poza kadrem strony, załączników, komentarzy, formularzy, warstw ani osadzonych plików. Redakcja informacji w PDF wymaga zastosowania funkcji przeznaczonej do trwałego usuwania treści, a nie narysowania czarnego prostokąta na tekście. W razie potrzeby dokument można ponownie wygenerować z oczyszczonego źródła, lecz taka metoda może usunąć interaktywne pola, podpisy, zakładki lub dostępne dla wyszukiwania warstwy tekstowe. Dlatego przed konwersją trzeba zachować oryginał i określić, które funkcje pliku muszą pozostać aktywne.

Kontrola oczyszczonego pliku przed udostępnieniem

Usunięcie metadanych powinno być wykonane na kopii, ponieważ część operacji jest nieodwracalna, a zapis może zmienić strukturę dokumentu. Oryginał należy przechowywać oddzielnie, natomiast oczyszczoną wersję trzeba ponownie otworzyć i sprawdzić pod kątem właściwości pliku, komentarzy, poprawek, ukrytych elementów, załączników oraz odwołań do lokalnych ścieżek. Warto także sprawdzić nazwę pliku, nazwę autora w programie otwierającym dokument i informacje widoczne po wybraniu właściwości pliku w systemie Windows. Jeżeli dokument ma być wysłany pocztą elektroniczną, należy zweryfikować załącznik po zapisaniu go w wiadomości, ponieważ łatwo omyłkowo dołączyć wcześniejszą wersję.

Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów, komputerów PC i podzespołów, a przy pracy z dokumentami może pomóc w ustaleniu, gdzie dany program zapisuje właściwości pliku, kopie tymczasowe i elementy ukryte. W praktyce istotne jest rozdzielenie czyszczenia metadanych od usuwania plików z dysku. Skasowanie dokumentu z folderu nie gwarantuje usunięcia jego kopii z kosza, katalogów tymczasowych, historii aplikacji ani usług synchronizacji. Jeżeli plik zawierał poufne informacje, przed publikacją trzeba skontrolować wszystkie wersje przeznaczone do przesłania i udostępnić wyłącznie tę, która została sprawdzona po zakończeniu edycji.