zbyt wiele e-maili w krótkim czasie

Zbyt wiele e-maili w krótkim czasie zniechęca odbiorcę i zwiększa liczbę wypisów.

Granica między obecnością a nachalnością

Odbiorca nie prowadzi statystyki — pamięta wrażenie. Jeśli nazwa nadawcy pojawia się w skrzynce trzeci raz w tygodniu, a każda wiadomość niesie tę samą treść w innym opakowaniu, reakcją jest wypis albo, znacznie gorzej, zgłoszenie jako niechciana korespondencja. Sensowne tempo wynika z rodzaju działalności: sklep z asortymentem sezonowym utrzyma cotygodniowy rytm, biuro rachunkowe wysyłające informacje o zmianach przepisów nie ma o czym pisać częściej niż raz na miesiąc. Znacznie ważniejsza od częstotliwości jest jej przewidywalność i to, czy odbiorca w chwili zapisu wiedział, na co się pisze.

Konsekwencje techniczne, nie tylko wizerunkowe

Zgłoszenia nadużyć są liczone przez dostawców poczty i przekładają się bezpośrednio na to, czy kolejne wysyłki trafią do skrzynki odbiorczej, czy do folderu z niechcianą pocztą. Progi są niskie — mowa o ułamkach procenta odbiorców — a raz zepsuta reputacja domeny i adresu nadawczego odbudowuje się tygodniami. Duzi operatorzy udostępniają panele dla nadawców, w których widać wskaźnik skarg, wynik reputacji domeny i poprawność uwierzytelniania. Osobnym mechanizmem jest ograniczanie tempa po stronie serwera odbiorczego: wysyłka setek wiadomości w kilka minut z jednego adresu kończy się tymczasową odmową z serii kodów czterysta i kolejkowaniem, a przy uporze — czasową blokadą. Dlatego nadawanie rozkłada się w czasie, a nowy adres wysyłkowy rozgrzewa stopniowo rosnącym wolumenem.

Skąd biorą się nadmiarowe wysyłki, których nikt nie planował

Bywa, że nadmiar nie wynika ze strategii, tylko z bałaganu. Ten sam odbiorca figuruje w trzech listach jednocześnie i dostaje trzy kopie tej samej oferty. Automatyzacja uruchamia serię powitalną równolegle z kampanią sezonową. Zaimportowana ponownie baza duplikuje adresy, bo w jednym miejscu zapisano je z wielkimi literami, a w drugim z małymi. Program handlowy wysyła powiadomienie o statusie zamówienia przy każdej, nawet kosmetycznej zmianie dokumentu. Najprostszym zabezpieczeniem jest deduplikacja adresów przed wysyłką, jedna reguła nadrzędna ograniczająca liczbę wiadomości na odbiorcę w danym okresie i rozdzielenie kanału transakcyjnego od marketingowego, żeby potwierdzenia zamówień nie ginęły w natłoku ofert.

Techniczne ustawienie wysyłki po stronie serwera i systemu handlowego

Nasza część tej układanki jest infrastrukturalna. Konfigurujemy wysyłkę z aplikacji firmowych tak, żeby nie zalewała serwera pocztowego jednorazową falą: kolejkowanie, limity na godzinę, osobne konto techniczne dla powiadomień z systemu i osobne dla korespondencji handlowej. Poprawiamy zapytania do bazy SQL Server, z których generowane są listy odbiorców, tak by nie zwracały tego samego kontrahenta wielokrotnie przy kilku adresach w kartotece. Sprawdzamy wpisy uwierzytelniające domenę w DNS i czytamy odbicia, gdy okazuje się, że po zbyt intensywnej wysyłce operator zaczął odrzucać pocztę. Działamy również poza godzinami pracy biur, więc przestawienie mechanizmu wysyłki da się zrobić bez wstrzymywania pracy handlowców.