ikona kłódki w oknie wiadomości w Outlook – wiadomość zaszyfrowana

Ikona kłódki w oknie wiadomości w Outlooku oznacza, że wiadomość jest zaszyfrowana.

Co dokładnie sygnalizuje kłódka przy wiadomości

Kłódka na liście wiadomości i w jej nagłówku informuje, że treść oraz załączniki zostały zaszyfrowane przez nadawcę, najczęściej mechanizmem S/MIME. Warto ją odróżnić od drugiej ikony, przypominającej pieczęć, która oznacza podpis cyfrowy, czyli potwierdzenie tożsamości nadawcy i nienaruszalności treści, lecz nie ukrywa jej przed nikim po drodze.

Szyfrowanie S/MIME opiera się na parze kluczy: nadawca szyfruje kluczem publicznym odbiorcy, a odczytać może wyłącznie posiadacz odpowiadającego mu klucza prywatnego. Certyfikat musi znajdować się w magazynie Windows w gałęzi Osobisty, co sprawdza się konsolą certmgr.msc, a jego wskazanie odbywa się w Outlooku w Plik, Opcje, Centrum zaufania, Ustawienia Centrum zaufania, Zabezpieczenia poczty e-mail.

Trzy różne warstwy ochrony korespondencji

Poza S/MIME spotyka się wiadomości chronione usługowym szyfrowaniem, gdzie odbiorca dostaje odsyłacz i czyta treść po zalogowaniu albo po podaniu jednorazowego kodu; klucz pozostaje wtedy po stronie usługi, a nie na komputerze. Trzecia warstwa, TLS między serwerami pocztowymi, zabezpiecza wyłącznie transport i nie objawia się żadną ikoną przy konkretnym liście, bo po dostarczeniu wiadomość leży na serwerze w postaci jawnej.

Praktyczna różnica ujawnia się przy wysyłce na zewnątrz. S/MIME wymaga wcześniejszej wymiany certyfikatów z każdym korespondentem, dlatego sprawdza się w stałych relacjach, na przykład z kancelarią lub działem kadr, a nie w rozmowie z przypadkowym klientem.

Wiadomość, której nagle nie da się otworzyć

Typowy scenariusz wygląda tak: pracownik dostaje nowy komputer, przenosi profil pocztowy i przy zaszyfrowanych wiadomościach widzi komunikat o braku klucza prywatnego wymaganego do odszyfrowania. Certyfikat został na starej maszynie i jeżeli nie wyeksportowano go do pliku pfx razem z kluczem, archiwum jest bezpowrotnie nieczytelne, łącznie z własnymi kopiami w folderze Elementy wysłane. Osobny problem stwarza certyfikat wygasły: podpisywać nim już nie sposób, ale stary klucz nadal musi pozostać w magazynie, żeby dawna korespondencja się otwierała.

Zaszyfrowanych treści nie obejmuje też indeks wyszukiwania systemu, więc szukanie po słowach z wnętrza wiadomości ich nie odnajdzie, a filtry serwerowe nie zajrzą do środka i nie oznaczą groźnego załącznika.

Przeprowadzka skrzynki bez utraty starych szyfrogramów

Zanim ruszymy z migracją poczty, sprawdzamy, czy w skrzynce w ogóle są wiadomości z kłódką, i eksportujemy komplet certyfikatów wraz z kluczami prywatnymi do pliku zabezpieczonego hasłem. Dopiero potem przenosimy dane pst oraz ost i konfigurujemy profil na nowym sprzęcie. Ten sam porządek stosujemy po awarii dysku, gdy zawartość trzeba najpierw odzyskać z uszkodzonego nośnika. Ponieważ pracujemy przez całą dobę i siedem dni w tygodniu, skrzynkę firmową da się przenieść wieczorem, bez wyłączania kogokolwiek z pracy w ciągu dnia.