ikona książki w Outlook – książka adresowa

Ikona książki w Outlooku otwiera książkę adresową zawierającą zapisane kontakty.

Co kryje się pod ikoną książki adresowej

Ikona otwierająca książkę adresową w Outlooku uruchamia okno Książka adresowa, dostępne też skrótem Ctrl+Shift+B. To nie jest jeden zbiór, lecz przełącznik między kilkoma źródłami. W środowisku Exchange domyślnym źródłem jest Globalna lista adresowa, czyli katalog całej organizacji pobierany z serwera. Obok niej występują Kontakty z własnej skrzynki, foldery kontaktów udostępnione przez współpracowników oraz listy dystrybucyjne. Rozwijana lista Książka adresowa w prawym górnym rogu okna decyduje, w którym z tych zbiorów działa wyszukiwanie.

W trybie buforowanym Outlook nie pyta serwera na bieżąco, tylko korzysta z pobranej kopii katalogu, tak zwanej offline address book, aktualizowanej cyklicznie w tle.

Kolejność sprawdzania adresów przy wysyłce

Gdy użytkownik wpisuje fragment nazwiska i naciska Ctrl+K, Outlook rozwiązuje adres według ustalonej kolejności źródeł, którą można zmienić w Narzędziach kont, w ustawieniach książek adresowych. Ma to praktyczne konsekwencje: jeśli ta sama osoba figuruje w katalogu firmowym pod adresem służbowym i w kontaktach prywatnych pod prywatnym, wysyłka trafi tam, gdzie wskaże kolejność, a nie tam, gdzie użytkownik zakłada. Warto to odróżnić od autouzupełniania, które podpowiada adresy z pamięci podręcznej wcześniejszych wysyłek i działa zanim jeszcze książka adresowa zostanie odpytana.

W kontach IMAP bez Exchange globalnej listy adresowej po prostu nie ma, a jej rolę może przejąć katalog LDAP skonfigurowany ręcznie z podaniem serwera i portu, standardowo 389 lub 636 dla połączenia szyfrowanego.

Kiedy okno nie chce się otworzyć

Typowy komunikat to informacja o braku możliwości wyświetlenia książki adresowej lub o tym, że lista adresowa nie mogła zostać otwarta. Najczęstsze przyczyny to uszkodzony profil Outlooka, brak zaznaczonej opcji pokazywania folderu kontaktów jako książki adresowej we właściwościach folderu, albo nieaktualna kopia katalogu offline. Ten ostatni objaw poznaje się po tym, że nowy pracownik nie jest widoczny mimo utworzenia konta; wymuszenie pobrania odbywa się przez Wyślij i odbierz oraz pobranie książki adresowej. Uporczywe przypadki rozwiązuje utworzenie świeżego profilu w aplecie Poczta w Panelu sterowania.

Bywa też, że lista otwiera się pusta, bo w rozwijanym polu pozostało wybrane źródło, które w tym koncie nie istnieje.

Stanowiska biurowe pod opieką

Zajmujemy się konfiguracją Outlooka na komputerach firmowych: podpinaniem kont, przenoszeniem archiwów PST przy wymianie sprzętu, odbudową uszkodzonych profili i porządkowaniem współdzielonych folderów kontaktów. Wymieniamy również podzespoły, przez które praca z pakietem biurowym staje się męcząca, od dysków po matryce i klawiatury. Obsługujemy firmy i osoby prywatne, a laptop na czas naprawy możemy zastąpić urządzeniem z naszego zaplecza.